Advertisement
  1. Web Design
  2. Project Management
Webdesign

كيفية إدارة مشروع تصميم الويب مع Paymo

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
Sponsored Content

This sponsored post features a product relevant to our readers while meeting our editorial guidelines for being objective and educational.

Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)

دعونا نكون واقعيين ونقر بأن إدارة مشروع تصميم الويب يمكن أن تكون معقدًة وتستنزف الوقت. سوف تتعامل مع العديد من المهام المختلفة وأعضاء الفريق وتواريخ الاستحقاق والموارد وتوقعات العملاء كل ذلك في نفس الوقت.

هذا هو السبب في أن معرفة الأدوات والأساليب والخدع التي يمكن استخدامها منذ البداية يمكن أن تساعدك في الحفاظ على مشروعك ومستويات تفكيرك على المسار الصحيح. يمكن لحل واحد لإدارة مشروع أن يساعد في وضع كل ذلك بالترتيب وأن يوفر لك الوقت للتركيز بشكل أكبر على حجم العمل الحقيقي.

سأساعدك في إدارة مشروعك الأول لتصميم الويب في Paymo، وهو برنامج إدارة عمل كامل المزايا يساعدك على التخطيط لمشاريعك وتتبعها وفوترتها بسهولة.

اهم الاشياء اولا. دعنا نلقي نظرة على الأشياء التي يجب أن تراقبها قبل أن تصل إلى العمل الفعلي.

الاجتماع بالعميل

ابدأ باجتماع مبدئي مع العميل للتخطيط لجميع المتطلبات الحالية والميزانيات. تعرف على كل ما هو مهم لعملائك وما هي أهدافهم وما يجب تجنبه بكل الوسائل. 

يجب توثيق كل ما تناقشه مع عميلك لضمان الشفافية بين كلا الفريقين. لهذا الغرض، يمكنك صياغة مسودة لحالة العمل في ملف Word أو Google Docs. يمكنك بعد ذلك إرفاق هذا الملف بالمشروع في Paymo حتى يمكنك الرجوع إليه في أي وقت لتجنب ترك أي جوانب حيوية أو متطلبات للعميل بدون تنفيذ في المشروع.

عرض الاسعار

بالإضافة إلى المتطلبات وتفاصيل المشروع الأخرى، من الواضح أن العميل مهتم بمعرفة كم سيكلف المشروع. إن تقديم عرض أسعار لعميلك ليس مهمة سهلة - خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك.

في Paymo، هناك طريقة خالية من المشكلات تساعدك على إنشاء تقدير واقعي للتكلفة. أولاً، قم بتدوين جميع أنشطة المشروع التي تحتاج إلى إكمالها في منطقة مهام المشروع ضمن عرض بسيط. من اجل كل نشاط، أضف ميزانية زمنية ومعدل كنقطة مرجعية. هذا سيكون بمثابة مشروعك المؤقت في الوقت الحالي.

temporary project

بعد ذلك، انقر فوق الزر Convert to Estimate لتحويل المشروع المؤقت إلى تقدير. ستعمل المنصة تلقائيًا على إتمام جميع ميزانيات المهام والتكاليف المقدرة، بحيث لا تحتاج إلى إضافتها مرة أخرى من الصفر.

Convert to Estimate

يمكنك أيضًا اختيارعرض كل المهام كبند منفصل أو تجميعها حسب قائمة المهام الموافقة لها. بمجرد حفظها، يمكنك مشاركتها مع العميل كجزء من عرض الاسعار الرسمي بطريقتين: من خلال الرابط الدائم في أسفل التقدير أو كملف PDF قابل للطباعة.

share estimate with the client as part of a formal quote

سيكون لدى العميل الآن فكرة تقريبية عن تكلفة المشروع وما الذي يدفعه بالضبط. ما يتبقى هو أن يراجعه العميل ويقبله أو يرفضه. إن وجود قائمة مرتبة على مرأى من الجميع سيجعل الأمر أكثر سهولة بالنسبة لهم لمعرفة ما إذا كانوا قد فشلوا في ملاحظة شيء مهم من قبل.

بمجرد قبول العرض النهائي، يمكنك الانتقال إلى قسم التخطيط عندما يصبح مشروعك المؤقت حقيقيًا.

تخطيط

لا تبدأ مطلقًا مشروعًا بدون وجود خطة تتبعها. يوضح التصميم المبني جيدًا جميع الجوانب التي تحتاج إلى فهمها وتطويرها أثناء تنفيذ المشروع. فكر في خطة مشروعك كخريطة توضح كلاً من قراراتك والمخاطر التي قد تؤدي إلى اختصار وقت مشروعك أو تأجيل تاريخ انتهائه.

لقد حان الوقت الآن لمراجعة المهام التي سبق إضافتها وتنظيمها بشكل أفضل استنادًا إلى أوجه التشابه بينها في قوائم مهام مفصلة بشكل واضح. تساعدك هذه الإرشادات على توجيه مختلف أعضاء الفريق، والمواعيد النهائية، والموارد، والمشاريع في وقت واحد.

Task list example
مثال على قائمة المهام

للحصول على خطة مشروع دقيقة، ارجع إلى منطقة مهام المشروع وقم بتعيين المستخدمين لكل نشاط، إلى جانب تواريخ الاستحقاق والأولويات والمهام الفرعية المحتملة في حالة كانت المهمة بحاجة إلى مزيد من التفصيل. لا تنسَ كتابة توصيفات موجزة للمهام لتوضيح كيفية تنفيذ المهام ومنع أي سوء فهم.

لمواكبة العمل في جميع مراحل المشروع، قم بإنشاء سير عمل لكل مشروع:

Example of a web design workflow
مثال على سيرعمل لتصميم الويب

يمكن القيام بذلك من خلال لوحات Kanban التي تعرض لك حالة كل مهمة وإذا كانت هناك أي اختناقات محتملة في العملية. ستحسن اللوحات المرئية كما في اللوحة أدناه من تواصل الفريق ومسؤوليته نظرًا لأنها توضح مكان كل مهمة في وقت معين ومن هو المسؤول عن ذلك.

للوصول إليها، قم بالتغيير من طريقة العرض البسيطة إلى طريقة عرض اللوحة. ستلاحظ أن جميع المهام (البطاقات الآن) موجودة في العمل المتراكم، مصحوبة بثلاثة أعمدة قياسية: للتنفيذ، قيد التقدم، ومكتملة. هذا هو سير العمل الذي يمكنك تغييره ليعكس بشكل أفضل عمليتك الداخلية. ما تحتاج إلى معرفته في هذه المرحلة هو أنه يمكنك تمرير كل مهمة من خلال كل خطوة من خطوات سير العمل (عمود لوحة كانبان) مع تقدم العمل عليها.

A Kanban board used by a web design team
لوحة كانبان التي يستخدمها فريق تصميم الويب

تلميح: قم بجدولة الفريق مقدمًا من خلال وحدة جدولة الفريق عبر تحديد من يجب أن يعمل في كل مهمة، إلى كم من الوقت، ومتى.

Team Scheduling module
وحدة جدولة الفريق

تذكر فقط أن تشرك فريقك في مرحلة التخطيط وأن تحصل على تعليقاتهم أيضًا. تتغير المشاريع، ولا يمكنك التعامل مع المشكلات غير المتوقعة إلا بمساعدة فريقك المتمرس.

يبدأ العمل الفعلي  

دعنا ننتقل إلى العمل الحقيقي. من المؤكد أن التخطيط أمر ضروري، لكن تنفيذ المشروع مهم بنفس القدر ويمكن أن يستغرق معظم الوقت الذي تقضيه في مشروع ما. يمكنك القول أن المشروع يبدأ للمرة الثانية. في هذه المرة، تحتاج إلى التركيز بشكل أكبر على متابعة المتطلبات عن كثب وتجنب الأخطاء إذا كنت ترغب في عملية تطوير سلسة للمشروع.

يوفر Paymo طرقًا مختلفة لإدارة مهامك، بدءًا من قوائم المهام البسيطة وقوائم المهام التفصيلية التي رأيناها من قبل، إلى لوحات Kanban الأكثر تعقيدًا أو وحدة جدولة الفريق.

أول شيء يجب عليك فعله عند بدء العمل هو التحقق مما هو قيد التشغيل لهذا اليوم. يمكن لجميع المشاركين في المشروع رؤية مهامهم ضمن منطقة المهام الخاصة بي من الوحدة النمطية الرئيسية:

Home screen to view all tasks youre in charge of
الشاشة الرئيسية لعرض جميع المهام المسؤول عنها أنت

لزيادة التركيز على المهام اليومية، قم بتجميعها تحت بارامترات محددة مثل الأولوية، أو تاريخ الاستحقاق.

يتلقى كل عضو في الفريق بريدًا إلكترونيًا وإشعارًا داخل التطبيق عند تعيينه في مهمة جديدة أو يحدث تغيير في أحد الأنشطة. ابحث عن أي إشعارات متبقية داخل التطبيق في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة وقم بتمييزها لتبقى مشرفاً على عملك.

in-app notifications

تعاون الفريق

تمامًا كما هو الحال مع عملائك، فإن الحفاظ على التعاون الفعال بين الفريقين هو المفتاح لتجنب سوء الفهم ومنع الأخطاء غير الضرورية التي تحتاج إلى مزيد من الوقت فقط لإصلاحها.

يتيح لك Paymo التعليق مباشرة في الوقت الحقيقي على المهام للحفاظ على التحديثات في السياق أو إنشاء مناقشات على مستوى المشروع، في حالة ما إذا كنت بحاجة إلى بدء سلسلة محادثات أو طرح الأفكار حول موضوع يهم الفريق بأكمله. ستتلقى أيضًا إشعارات فورية داخل التطبيق والبريد الإلكتروني (اعتمادًا على إعدادات مشروعك) عندما تتلقى تعليقًا جديدًا حتى لا تضطر إلى التحديق في لوحة المناقشة حتى يرد عليك شخص ما.

Comments on a task-level
اترك التعليقات على مستوى المهمة للحفاظ على المعلومات في السياق

هل انت قلق من فقدان ملفات مشروعك مع كثرة المهام الجارية في نفس الوقت؟

في Paymo، يمكن ربط الملفات المتعلقة بالمشروع بكل مهمة وحتى بالتعليقات. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بها محدثة وتخزينها بأمان في منطقة الملفات المركزية للمشروع حيث يمكن لأعضاء فريقك الوصول إليها بسهولة.

هذا يجعل عددًا أقل من الزملاء يسألون عن مكان المستند أو يقضون وقتًا كبيرًا في البحث عن شعار تم إنشاؤه قبل خمسة أشهر.

Storing files
قم بتخزين الملفات على مستوى المشروع من أجل تنظيم أفضل

بفضل الدمج الأصلي لـ Google Drive لـ Paymo، يمكنك تحميل الملفات وتنزيلها مباشرة من محرك الأقراص. الفائدة من ذلك أنك ستحصل دائمًا على أحدث الإصدارات من هذه الملفات حتى تتمكن من تعديلها إذا لزم الأمر.

تتبع الوقت

نعم، اعرف. قد لا يحب أعضاء فريقك تتبع وقتهم، من يفعل؟ هذا هو السبب في عدم اعتبارها مهمة إلزامية. شاهد ذلك أكثر كأداة يمكن أن تساعد في تطوير مشاريعك الحالية والمستقبلية.

يمكن استخدام ساعات عمل التتبع للرجوع إليها في المستقبل لتقديم تقديرات دقيقة للوقت، أو التخطيط بشكل أفضل لجدول فريقك، أو تجنب الافراط أو تقليل عدد الموظفين، على سبيل المثال لا الحصر.

في Paymo، يمكنك إضافة إدخالات الوقت للمهام الفردية إما بشكل جماعي أو عن طريق متتبع الوقت داخل التطبيق:

Time tracker
تتيح لك أداة تعقب الوقت تسجيل الوقت المستغرق في العمل في كل مهمة

إذا كنت تفضل استخدام التطبيقات خارج متصفح الويب، فاستخدم أداة تتبع وقت سطح المكتب التي يمكن ربطها بشريط Mac، و Windows، و Linux إلى وقت الساعة أو إضافته يدويًا بشكل كلي أو بفترات زمنية:

Desktop widget
يتيح لك تطبيق سطح المكتب المصغر تتبع الوقت خارج متصفح الويب

يتم تخزين كل سجلات الوقت تلقائيًا في وحدة الجداول الزمنية التي توضح لك بالضبط عدد الساعات التي يقضيها أعضاء فريقك في يوم معين، أو أسبوع، أو شهر، أو فترة معينة.

A web design team members weekly timesheet
جدول زمني أسبوعي لأعضاء فريق تصميم الويب

يمكنك بعد ذلك تحويل الجداول الزمنية إلى تقارير زمنية. يمكن استخدام تقارير الوقت الثابت لتقدير الميزانية الزمنية للمشاريع القادمة بشكل أفضل، وإبقاء العملاء على اطلاع بالتحديثات عن حالة المشروع، والبقاء ضمن حدود الميزانية، وتوفير الوقت، وزيادة الإنتاجية، وتجنب الإفراط الكبير أو تحجيم فريقك.

A time report example
تقرير وقت مشروع تصميم الويب لمساعدتك في مراقبة نشاط فريقك

بصفتك قائدًا لمشروعك، يجب عليك تشجيع تتبع الوقت لكل مهمة تستغرق أكثر من 10 إلى 15 دقيقة لإكمالها أو إشراك العديد من أعضاء الفريق. وهذا يزيد من مسؤولية فريقك ويقدم الدليل في حالة قيام عملائك بالتساؤل عن عملك.

تلميح: يمكن لأعضاء الفريق التحقق من جدولهم الزمني في الوحدة النمطية "جدولة الفريق" أولاً لمعرفة عدد الساعات التي يجب عليهم تخصيصها لكل مهمة.

إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص الذين يجرون مهامًا متعددة على أساس منتظم، أو يعملون في مشروعات مختلفة في الوقت نفسه، أو ببساطة ينسون إيقاف برامج التتبع، فجرّب التعقب التلقائي للوقت. أدوات مثل PaymoPlus تتبع كل ثانية تقضيها في العمل في ملف، أو موقع ويب، أو تطبيق، أو علامة تبويب المتصفح. ما عليك سوى النقر على الزر تسجيل وستصبح جاهزًا تمامًا - الأداة هي التي تؤدي المهمة نيابةً عنك. في نهاية اليوم، اربط كل مرة يتم فيها الدخول إلى المهمة الموافقة أو قم بإعداد القواعد للقيام بذلك نيابةً عنك.

هل أنت فعال للغاية؟ ما عليك سوى استخدام تطبيقات تتبع الوقت للجوّال المتوفرة لنظامي التشغيل Android و iOS والتي تعمل بلا اتصال أيضًا، في حالة ما إذا كنت تزورعميلًا ولا تتوفر لديك إمكانية الوصول إلى الإنترنت. يمكن للمصممين أيضًا استخدام Adobe CC Integration لتتبع وقتهم مباشرة من أدوات Adobe المفضلة لديهم (InDesign  ،Photoshop، Illustrator، InCopy، و Premiere) مع رخصة 2017 أو أحدث أثناء العمل بالتوازي على مخططات التصميم الخاصة بهم.

Adobe CC integration
تكامل Adobe CC لاستخدامه داخل تطبيق Adobe المفضل لديك

 مراقبة التقدم والمشاركة

وبدون وجود أداة لإدارة المشروع، قد يتعين عليك البحث عن كتف كل عضو من الفريق للتحقق من حالته ومعرفة ما إذا كان يواجه أي مشاكل. 

البرنامج يتيح لك القيام بكل ذلك في العالم الافتراضي. داخليًا، يوفر Paymo عددًا من الطرق المرئية لرصد تقدم المشروع وأين يعمل فريقك بجد.

تقدم منطقة النظرة العامة على المشروع تقييم شامل لصحة المشروع من حيث ساعات العمل من إجمالي الميزانية، وعدد المهام المكتملة، والمعالم القادمة، والأحداث الأخيرة:

An overview of a web design project
نظرة عامة توضح الإحصاءات العامة لمشروع تصميم الويب

بعد ذلك، هناك عرض الجدول للمشروع الذي يقدم عرضًا مجدولًا لجميع مهام المشروع بالإضافة إلى تفاصيله. ومن المثير للاهتمام الانتباه إلى انه تم العمل من العمود الإجمالي الذي يعرض لك رسمًيا بيانياً دقيقاً حول الوقت الذي تم تتبعه مقابل ميزانية المهمة وما تبقى منها.

ربما أكثر ما يساعدك على مراقبة أفضل لعملياتك اليومية هو أداة مهام الفريق ضمن الوحدة الرئيسية. من خلال ذلك، يمكنك مشاهدة جميع المهام من جميع المشاريع المجمّعة حسب تاريخ الاستحقاق، أو الأولوية، أو المشاريع الموافقة:

Teams Tasks view
مهام الفريق: تعرض جميع المهام من جميع المشاريع المجمّعة حسب تاريخ الاستحقاق ،أو الأولوية، أو المشاريع المقوافقة

يمكن إضافة فلاتر إضافية لمزيد من التفاصيل. هناك أيضًا خيار لتصديرها في ثلاث طرق عرض مختلفة للمهام، أبرزها، Meta Kanban، التي تعيد توحيد جميع المهام من جميع المشاريع بتنسيق كانبان:

على المستوى الخارجي، يمكنك تقديم تقارير حالة مفصلة بشكل دوري إلى الزبون. يتيح لك Paymo إرسال إما تقارير ثابتة، للحصول على إحصاءات حول فترة زمنية محددة، أو تقارير مباشرة. تقدم هذه الأخيرة شفافية كاملة فيما يتعلق بكل مهمة والعمل الذي يمضي بها حيت يتم تحديثها باستمرار في كل مرة تقوم فيها أنت أو عميلك بالوصول إليها، لذلك لن تضطر لإرسال تقرير محدث عند طلب ذلك.

الفوترة

ما الذي تستخدمه الآن لفاتورة عملائك؟ بالمقارنة مع معظم أدوات إدارة المشاريع، يتيح لك Paymo أيضًا إنشاء فواتير مباشرة من سجلات الوقت، بحيث لا تحتاج إلى تصدير الجداول الزمنية أو البيانات الأخرى ذات الصلة بالمهام إلى أداة أخرى.

Invoice made using Paymo
فاتورة تحمل العلامة التجارية باستخدام Paymo

لإنشاء فاتورة، انتقل إلى وحدة المحاسبة وحدد الفواتير> إضافة فاتورة. من هنا، انقر على زر إضافة الوقت غير المدفوع / زر التكاليف لإضافة الوقت المسجل. هناك أيضًا إمكانية إضافة مهام، ومعدلات، ومصروفات بسعر موحد، ولكنها معلومات كافية في الوقت الحالي.

هناك أيضًا خيار لإرفاق تقرير ثابت بالفاتورة الفعلية، إذا كنت لا تريد إنشاء تقرير من الصفر.

في أي وقت، يمكنك تغيير البيانات الحالية أو الاختيار بين أكثر من 80 عملة لاعداد فاتورة عملائك، حتى يمكنك إضافة اثنين من معدلات الضرائب الإضافية.

بمجرد حفظها، قم بإرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني كمرفق PDF أو مشاركتها عبر الرابط الثابت في الأسفل. هل هو أفضل جزء؟ يمكنك معرفة ما إذا كان قد تم عرض فاتورة وتم دفعها بمساعدة العلامات التي تمت مشاهدتها والعلامة المدفوعة في الركن العلوي الأيسر من الفاتورة، لتجنب أي محادثات ذات صلة غريبة بالدفع:

بالنسبة إلى الدفعات المتكررة، ما عليك سوى إضافة الفواتير المتكررة التي سيرسلها النظام تلقائيًا إلى عميلك. سيؤدي ذلك إلى إنشاء مسار إلكتروني للورقة يتيح للعملاء معرفة أنه لا يزال يتعين عليهم إرسال الأموال إليك، مما يجعل من السهل تتبع الفواتير المتبقية.

استعراض المشروع

حسنًا، لقد انتهيت من جميع المهام، وراقبت تقدم الفريق، وأرسلت الفاتورة النهائية. مبروك! انتهيت من مشروعك. على الرغم من أن الشيء الذي يتخطاه العديد هو مرحلة استكمال المشروع.

يقدم مشروعك السابق بيانات ثمينة لعملك القادم. اعقد اجتماعًا نهائيًا مع فريقك لمناقشة الأمور التي سارت بشكل جيد، والتي ليست كذلك، وما الذي عليك تحسينه في المستقبل. يمكنك أيضًا إنشاء قائمة تحقق تتضمن جميع الخطوات التي قمت بتغطيتها حتى انتهاء المشروع بنجاح للتأكد من عدم تفويت أي شيء.

لذلك، أنشئ تقريرًا ثابتًا لترى بنية المشروع وكيفية تحقيق متطلبات المشروع والميزانية التقديرية. احتفظ بهذه السجلات واستخدمها كمقياس للمشروعات المستقبلية المشابهة.

لا تتعجل في إجراء هذه الفحوص النهائية الأخيرة إذا كنت ترغب في تحسين مشروعاتك، والطريقة التي تحدد بها المواعيد النهائية وساعات العمل، وكيفية جدولة مهام فريقك.

استنتاج

قم بمسح سريع عبرعملية تطوير المشروع وربما تلاحظ أن المشروع يدور حول:

  • التعاون الفعال،
  • التخطيط،
  • والمراقبة.

هذه هي الركائز الثلاث التي يمكنك تطبيقها على أي مشروع تصميم الويب لضمان نجاحه وجعل إدارته أقل من عمل روتيني مخيف وأكثر من نزهة في الحديقة.

لمزيد من الراحة في عملك، فكر في استخدام حل متكامل لإدارة العمل مثل Paymo لإدارة العمل والموارد والوقت والميزانية بدلاً من مجموعة كاملة من التطبيقات المختلفة. إن وجود منصة رقمية تقوم بجزء من العمل بدلاً عنك سيعطيك المزيد من الوقت للتركيز على المهام الحيوية ذات التأثير. كما يقدم أيضًا عرضًا كاملاً لسير العمل والمهام الخاصة بالفريق ويحتفظ بمسار بحثي لجميع الإجراءات، والملفات، والتعليقات داخل التطبيق للرجوع إليها في المستقبل.

نعود اليك الان. أخبرنا عن الإستراتيجية التي تستخدمها لإدارة مشاريع تصميم الويب الخاصة بك، والمشقات التي واجهتها، وكيف تعاملت معها.  

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.