Unlimited Wordpress themes, plugins, graphics & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Web Design
  2. Project Management

So verwalten Sie ein Webdesign-Projekt mit Paymo

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
Sponsored Content

This sponsored post features a product relevant to our readers while meeting our editorial guidelines for being objective and educational.

German (Deutsch) translation by Władysław Łucyszyn (you can also view the original English article)

Lassen Sie uns real werden und zugeben, dass die Verwaltung eines Webdesign-Projekts komplex und zeitaufwändig sein kann. Sie erledigen mehrere verschiedene Aufgaben, Teammitglieder, Fälligkeitstermine, Ressourcen und Kundenerwartungen gleichzeitig.

Wenn Sie von Anfang an wissen, welche Tools, Methoden und Hacks Sie verwenden müssen, können Sie Ihr Projekt und Ihre Vernunft auf dem richtigen Weg halten. Mit einer einzigen Projektmanagementlösung können Sie all das in Ordnung bringen und Zeit sparen, um sich mehr auf die tatsächliche Arbeitslast zu konzentrieren.

Ich werde Sie durch die Verwaltung Ihres ersten Webdesign-Projekts in Paymo führen, einer voll funktionsfähigen Arbeitsverwaltungssoftware, mit der Sie Ihre Projekte nahtlos planen, verfolgen und in Rechnung stellen können.

Das wichtigste zuerst. Werfen wir einen Blick auf die Dinge, die Sie im Auge behalten sollten, bevor Sie zur eigentlichen Arbeit kommen.

Das Kundengespräch

Beginnen Sie mit einem ersten Kundengespräch, um alle aktuellen Anforderungen und Budgets zu ermitteln. Erfahren Sie alles, was für Ihre Kunden wichtig ist, was ihre Ziele sind und was Sie unbedingt vermeiden sollten.

Alles, was Sie mit Ihrem Kunden besprechen, sollte dokumentiert werden, um Transparenz zwischen beiden Teilen zu gewährleisten. Erstellen Sie dazu einen Business Case in einer Word- oder Google Text und Tabellen-Datei. Sie können diese Datei dann in Paymo an das Projekt anhängen, damit Sie jederzeit darauf zugreifen und wichtige Aspekte oder Kundenanforderungen bei der Projektausführung nicht berücksichtigen können.

Zitieren

Neben den Anforderungen und anderen Projektdetails ist der Kunde offensichtlich daran interessiert, wie viel das Projekt kosten wird. Es ist nicht einfach, ein Angebot für Ihren Kunden zu erstellen - insbesondere, wenn Sie dies zum ersten Mal tun.

In Paymo gibt es eine problemlose Methode, mit der Sie einen realistischen Kostenvoranschlag erstellen können. Notieren Sie zunächst alle Projektaktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, im Aufgabenbereich des Projekts unter der einfachen Ansicht. Fügen Sie für jede Aktivität ein Zeitbudget und eine Rate als Referenzpunkt hinzu. Dies wird vorerst als Ihr temporäres Projekt dienen.

temporary projecttemporary projecttemporary project

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche In Schätzung konvertieren, um das temporäre Projekt in eine Schätzung umzuwandeln. Die Plattform summiert automatisch alle Aufgabenbudgets und geschätzten Kosten, sodass Sie sie nicht von Grund auf neu addieren müssen.

Convert to EstimateConvert to EstimateConvert to Estimate

Sie können auch alle Aufgaben als separate Werbebuchung anzeigen oder nach der entsprechenden Aufgabenliste gruppieren. Nach dem Speichern können Sie es auf zwei Arten als Teil eines formellen Angebots für den Kunden freigeben: über den Permalink am Ende des Kostenvoranschlags oder als druckbare PDF-Datei.

share estimate with the client as part of a formal quoteshare estimate with the client as part of a formal quoteshare estimate with the client as part of a formal quote

Der Kunde hat nun eine ungefähre Vorstellung davon, wie viel das Projekt kosten wird und wofür er genau bezahlt. Was übrig bleibt, ist, dass der Kunde es überprüft und es entweder akzeptiert oder ablehnt. Wenn eine geordnete Liste in Sichtweite ist, können sie leichter feststellen, ob sie zuvor etwas Wichtiges nicht bemerkt haben.

Sobald das endgültige Angebot angenommen wurde, können Sie mit dem Planungsteil fortfahren, wenn Ihr temporäres Projekt ein reales wird.

Planung

Starten Sie niemals ein Projekt, ohne einen Plan zu haben, dem Sie folgen können. Ein gut aufgebauter beschreibt alle Aspekte, die Sie während der Projektdurchführung verstehen und weiterentwickeln müssen. Stellen Sie sich Ihren Projektplan als eine Karte vor, die sowohl Ihre Entscheidungen als auch die Risiken zeigt, die Ihr Projekt verkürzen oder das Enddatum verschieben könnten.

Jetzt ist es an der Zeit, die zuvor hinzugefügten Aufgaben zu überarbeiten und sie anhand ihrer Ähnlichkeiten besser in klar detaillierten Aufgabenlisten zu organisieren. Mithilfe dieser Informationen können Sie mehrere Teammitglieder, Termine, Ressourcen und Projekte gleichzeitig steuern.

Task list exampleTask list exampleTask list example
Beispiel für eine Aufgabenliste

Um einen genauen Projektplan zu erhalten, kehren Sie zum Aufgaben-Bereich des Projekts zurück und weisen Sie jeder Aktivität Benutzer mit Fälligkeitsterminen, Prioritäten und möglichen Unteraufgaben zu, falls die Aufgabe weiter unterteilt werden muss. Vergessen Sie nicht, kurze Aufgabenbeschreibungen zu verfassen, um zu klären, wie Aufgaben ausgeführt werden sollen, und um Missverständnisse zu vermeiden.

Richten Sie für jedes Projekt einen Workflow ein, um während aller Projektphasen mit der Arbeit Schritt zu halten:

Example of a web design workflowExample of a web design workflowExample of a web design workflow
Beispiel eines Webdesign-Workflows

Dies kann über Kanban-Boards erfolgen, die Ihnen den Status jeder Aufgabe und mögliche Engpässe im Prozess anzeigen. Visuelle Tafeln wie die folgende verbessern die Kommunikation und Verantwortlichkeit des Teams, da sie zeigen, wo sich die einzelnen Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden und wer dafür verantwortlich ist.

Um darauf zuzugreifen, wechseln Sie von der einfachen Ansicht zur Board-Ansicht. Sie werden feststellen, dass sich alle Aufgaben (jetzt Karten) im Backlog befinden, zusammen mit drei Standardspalten: To Do, In Progress und Complete. Dies ist ein Workflow, den Sie ändern können, um Ihren internen Prozess besser widerzuspiegeln. An dieser Stelle müssen Sie wissen, dass Sie jede Aufgabe im Verlauf der Arbeit durch jeden Workflow-Schritt(Kanban-Board-Spalte) führen können.

A Kanban board used by a web design teamA Kanban board used by a web design teamA Kanban board used by a web design team
Ein Kanban-Board, das von einem Webdesign-Team verwendet wird

Tipp: Planen Sie das Team im Voraus über das Team Planung-Modul, indem Sie angeben, wer wie lange und wann an jeder Aufgabe arbeiten soll.

Team Scheduling moduleTeam Scheduling moduleTeam Scheduling module
Team Scheduling-Modul, um die Aufgaben Ihres Teams für verschiedene Projekte im Voraus zu planen

Denken Sie daran, Ihr Team in die Planungsphase einzubeziehen und auch dessen Feedback zu erhalten. Projekte ändern sich, und Sie können unerwartete Probleme nur mit Hilfe Ihres erfahrenen Teams lösen.

Die eigentliche Arbeit beginnt

Fahren wir mit der eigentlichen Arbeit fort. Sicher, Planung ist ein Muss, aber die Projektdurchführung ist genauso wichtig und kann den größten Teil der Zeit in Anspruch nehmen, die Sie für ein Projekt aufwenden. Man könnte sagen, dass das Projekt zum zweiten Mal beginnt. Dieses Mal müssen Sie sich jedoch stärker darauf konzentrieren, die Anforderungen genau zu befolgen und Fehler zu vermeiden, wenn Sie einen reibungslosen Projektentwicklungsprozess wünschen.

Paymo bietet verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Aufgaben, von einfachen Aufgabenlisten und detaillierten Aufgabenlisten, die wir zuvor gesehen haben, bis hin zu komplexeren Kanban-Boards oder dem Team Scheduling-Modul.

Das erste, was Sie tun sollten, wenn Sie mit der Arbeit beginnen, ist zu überprüfen, was heute los ist. Alle am Projekt Beteiligten können ihre Aufgaben im Bereich Meine Aufgaben im Home-Modul anzeigen:

Home screen to view all tasks youre in charge ofHome screen to view all tasks youre in charge ofHome screen to view all tasks youre in charge of
Startbildschirm, auf dem alle Aufgaben angezeigt werden, für die Sie verantwortlich sind

Um sich stärker auf Ihre täglichen Aufgaben zu konzentrieren, gruppieren Sie sie nach bestimmten Parametern wie Priorität oder Fälligkeitsdatum.

Jedes Teammitglied erhält eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung, wenn es einer neuen Aufgabe zugewiesen wird oder eine Aktivität geändert wird. Suchen Sie in der oberen linken Ecke des Bildschirms nach verbleibenden In-App-Benachrichtigungen und markieren Sie diese, um den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.

in-app notificationsin-app notificationsin-app notifications

Gruppenarbeit

Genau wie bei Ihren Kunden ist die Aufrechterhaltung einer effizienten Teamzusammenarbeit der Schlüssel, um Missverständnisse zu vermeiden und unnötige Fehler zu vermeiden, deren Behebung nur mehr Zeit in Anspruch nehmen würde.

Mit Paymo können Sie Aufgaben in Echtzeit direkt kommentieren, um Aktualisierungen im Kontext zu halten oder Diskussionen auf Projektebene zu erstellen, falls Sie einen Thread starten oder ein Thema erarbeiten müssen, das das gesamte Team betrifft. Sie erhalten außerdem sofort In-App- und E-Mail-Benachrichtigungen (abhängig von Ihren Projekteinstellungen), wenn Sie einen neuen Kommentar erhalten, sodass Sie nicht auf das Diskussionsforum starren müssen, bis Ihnen jemand antwortet.

Comments on a task-levelComments on a task-levelComments on a task-level
Hinterlassen Sie Kommentare auf Aufgabenebene, um Informationen im Kontext zu halten

Sie haben Angst, die Dateien Ihres Projekts zu verlieren, weil so viele Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden?

In Paymo können projektbezogene Dateien an jede Aufgabe und sogar an Kommentare angehängt werden. Sie können sie auch auf dem neuesten Stand halten und sicher im zentralen Bereich "Dateien" des Projekts speichern, von wo aus Ihre Teammitglieder problemlos darauf zugreifen können.

Dies bedeutet weniger Kollegen, die fragen, wo sich ein Dokument befindet, oder wertvolle Zeit damit verbringen, nach einem vor fünf Monaten erstellten Logo zu suchen.

Storing filesStoring filesStoring files
Speichern von Dateien auf Projektebene zur besseren Organisation

Dank der nativen Google Drive-Integration von Paymo können Sie Dateien direkt von Ihrem Laufwerk hochladen und herunterladen. Als Bonus stehen Ihnen immer die neuesten Versionen dieser Dateien zur Verfügung, sodass Sie sie bei Bedarf weiter bearbeiten können.

Zeiterfassung

Ja, ich weiß. Ihre Teammitglieder mögen es möglicherweise nicht, ihre Zeit zu erfassen. Wer tut das? Aus diesem Grund sollten Sie es nicht als obligatorische Aufgabe betrachten. Sehen Sie es eher als ein Werkzeug, das bei der Entwicklung Ihrer aktuellen und zukünftigen Projekte helfen kann.

Die Nachverfolgung der Arbeitszeit kann als zukünftige Referenz verwendet werden, um genaue Zeitschätzungen vorzunehmen, den Zeitplan Ihres Teams besser zu planen, eine Über- oder Unterbuchung von Mitarbeitern zu vermeiden und einige der Vorteile zu nennen.

In Paymo können Sie Zeiteinträge für einzelne Aufgaben entweder in großen Mengen oder über einen In-App-Zeiterfassung hinzufügen:

Time trackerTime trackerTime tracker
Mit dem Zeiterfassungs-Widget können Sie die Zeit aufzeichnen, die Sie für die einzelnen Aufgaben aufgewendet haben

Wenn Sie Apps außerhalb des Webbrowsers bevorzugen, verwenden Sie das Desktop-Zeiterfassungs-Widget, das an Ihre Mac-, Windows- und Linux-Leiste angedockt werden kann, um die Uhrzeit zu messen oder manuell in großen Mengen oder Intervallen hinzuzufügen:

Desktop widgetDesktop widgetDesktop widget
Mit dem Desktop-Widget können Sie die Zeit außerhalb des Webbrowsers verfolgen

Alle Zeitprotokolle werden automatisch im Arbeitszeittabellen-Modul gespeichert, das Ihnen genau anzeigt, wie viele Stunden Ihre Teammitglieder an einem bestimmten Tag, einer bestimmten Woche, einem bestimmten Monat oder einem bestimmten Zeitraum verbringen.

A web design team members weekly timesheetA web design team members weekly timesheetA web design team members weekly timesheet
Wöchentliche Arbeitszeittabelle eines Webdesign-Teammitglieds

Sie können dann Arbeitszeittabellen in Zeitberichte umwandeln. Statische Zeitberichte können verwendet werden, um das Zeitbudget für Ihre nächsten Projekte besser abzuschätzen, Kunden über den Status des Projekts auf dem Laufenden zu halten, Budgetgrenzen einzuhalten, Zeit zu sparen, die Produktivität zu steigern und eine Über- oder Unterbuchung Ihres Teams zu vermeiden.

A time report exampleA time report exampleA time report example
Webdesign-Projektzeitbericht, mit dem Sie die Aktivitäten Ihres Teams überwachen können

Als Projektleiter sollten Sie die Zeiterfassung für jede Aufgabe fördern, deren Ausführung länger als 10 bis 15 Minuten dauert oder an der mehrere verschiedene Teammitglieder beteiligt sind. Dies erhöht die Verantwortlichkeit Ihres Teams und bietet Beweise für den Fall, dass Ihre Kunden jemals Ihre Arbeit in Frage stellen.

Tipp: Teammitglieder können ihren Zeitplan zuerst im Modul "Teamplanung" überprüfen, um festzustellen, wie viele Stunden sie für jede Aufgabe verwenden sollten.

Wenn Sie zu den Personen gehören, die regelmäßig Multitasking durchführen, gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten oder einfach vergessen, ihre Tracker auszuschalten, versuchen Sie es mit der automatischen Zeiterfassung. Tools wie PaymoPlus erfassen jede Sekunde, die Sie in einer Datei, Website, App oder einem Browser-Tab verbracht haben. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Aufzeichnen und schon sind Sie fertig - das Tool erledigt die Aufgabe für Sie. Ordnen Sie am Ende des Tages jeden Eintrag der entsprechenden Aufgabe zu oder richten Sie Regeln ein, um dies für Sie zu tun.

Immer auf dem Sprung? Verwenden Sie einfach die für Android und iOS verfügbaren mobilen Zeiterfassungs-Apps, die auch offline funktionieren, falls Sie einen Client besuchen und keinen Internetzugang haben. Designer können die Adobe CC-Integration auch verwenden, um ihre Zeit direkt mit ihren bevorzugten Adobe-Tools (InDesign, Photoshop, Illustrator, InCopy und Premiere) mit einer Lizenz von 2017 oder neuer zu verfolgen, während sie parallel an ihren Entwurfsskizzen arbeiten.

Adobe CC integrationAdobe CC integrationAdobe CC integration
Adobe CC-Integration zur Verwendung in Ihrer bevorzugten Adobe-App

Fortschrittsüberwachung und -freigabe

Ohne ein Projektmanagement-Tool müssten Sie wahrscheinlich jedem Teammitglied über die Schulter schauen, um seinen Status zu überprüfen und festzustellen, ob Probleme auftreten.

Mit der Software können Sie all das im virtuellen Bereich erledigen. Intern bietet Paymo verschiedene visuelle Möglichkeiten, um den Projektfortschritt und die Probleme Ihres Teams zu überwachen.

Im Bereich "Übersicht" des Projekts wird der Gesamtzustand eines Projekts in Bezug auf die aus dem Gesamtbudget geleisteten Arbeitsstunden, die Anzahl der erledigten Aufgaben, die bevorstehenden Meilensteine und die jüngsten Ereignisse dargestellt:

An overview of a web design projectAn overview of a web design projectAn overview of a web design project
Eine Übersicht mit den Gesamtstatistiken eines Webdesign-Projekts

Dann gibt es die Tabellenansicht des Projekts, die eine tabellarische Ansicht aller Aufgaben des Projekts mit ihren Details bietet. Interessant ist die Spalte Aus der Gesamtsumme bearbeitet, in der ein Burndown-Diagramm angezeigt wird, wie viel Zeit anhand des Aufgabenbudgets erfasst wurde und was noch übrig ist.

Vielleicht ist die Ansicht, die Ihnen bei Ihren täglichen Operationen am meisten hilft, die Aufgaben des Teams unter dem Home-Modul. Dadurch können Sie alle Aufgaben aus allen Projekten anzeigen, die nach Fälligkeitsdatum, Priorität oder entsprechenden Projekten gruppiert sind:

Teams Tasks viewTeams Tasks viewTeams Tasks view
Teamaufgaben: Zeigen Sie alle Aufgaben aus allen Projekten an, gruppiert nach Fälligkeitsdatum, Priorität oder entsprechenden Projekten

Zusätzliche Filter können für mehr Granularität hinzugefügt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, es in drei verschiedene Aufgabenansichten zu exportieren, von denen die bemerkenswerteste, das Meta Kanban, alle Aufgaben aus allen Projekten in einem Kanban-Format wieder vereint:

Auf externer Ebene können Sie Ihrem Kunden regelmäßig detaillierte Statusberichte übermitteln. Mit Paymo können Sie entweder statische Berichte für Einblicke in eine bestimmte Zeitspanne oder Live-Berichte senden. Letztere bieten vollständige Transparenz über jede Aufgabe und die damit verbundenen Arbeiten, da sie jedes Mal aktualisiert werden, wenn Sie oder Ihr Kunde darauf zugreifen. Sie müssen also keinen aktualisierten Bericht senden, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Fakturierung

Was verwenden Sie gerade, um Ihren Kunden eine Rechnung zu stellen? Im Vergleich zu den meisten Projektmanagement-Tools können Sie mit Paymo auch Rechnungen direkt aus Ihren Zeitaufzeichnungen erstellen, sodass Sie Ihre Arbeitszeittabellen oder andere aufgabenbezogene Daten nicht in ein anderes Tool exportieren müssen.

Invoice made using PaymoInvoice made using PaymoInvoice made using Paymo
Markenrechnung mit Paymo

Um eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie zum Modul Buchhaltung und wählen Sie Rechnungen > Rechnung hinzufügen. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Ausstehende Zeit / Kosten hinzufügen, um die registrierte Zeit hinzuzufügen. Es besteht auch die Möglichkeit, Flatrate-Aufgaben, Projekte und Ausgaben hinzuzufügen, aber das sind vorerst genug Informationen.

Es besteht auch die Möglichkeit, der tatsächlichen Rechnung einen statischen Bericht beizufügen, falls Sie keinen von Grund auf neu erstellen möchten.

Sie können jederzeit die aktuellen Daten ändern oder zwischen mehr als 80 Währungen wählen, um Ihren Kunden eine Rechnung zu stellen, und sogar zwei zusätzliche Steuersätze hinzufügen.

Senden Sie die Rechnung nach dem Speichern als PDF-Anhang per E-Mail oder teilen Sie sie über den Permalink unten. Der beste Teil? Mithilfe der Tags Anzeigen und Bezahlt in der oberen rechten Ecke einer Rechnung können Sie feststellen, ob eine Rechnung angezeigt und bezahlt wurde, um unangenehme zahlungsbezogene Gespräche zu vermeiden:

Fügen Sie bei sich wiederholenden Zahlungen einfach wiederkehrende Rechnungen hinzu, die das System automatisch an Ihren Kunden sendet. Auf diese Weise wird ein elektronischer Papierpfad erstellt, der Ihre Kunden darüber informiert, dass sie Ihnen noch Geld senden müssen, sodass Sie leicht nachverfolgen können, welche Rechnungen noch ausstehen.

Projektüberprüfung

Also gut, Sie haben alle Aufgaben erledigt, den Fortschritt des Teams überwacht und die endgültige Rechnung gesendet. Glückwunsch! Sie sind mit Ihrem Projekt fertig. Die Sache ist jedoch, dass viele die Phase des Projektabschlusses überspringen.

Ihr bisheriges Projekt bietet wertvolle Daten und Einblicke auch für Ihre nächste Arbeit. Halten Sie ein letztes Treffen mit Ihrem Team ab, um zu besprechen, was gut gelaufen ist, was nicht und was in Zukunft verbessert werden kann. Sie können auch eine Checkliste mit allen Schritten zusammenstellen, die Sie bis zum erfolgreichen Ende des Projekts ausgeführt haben, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpasst haben.

Erstellen Sie dazu einen statischen Bericht, um zu sehen, wie das Projekt strukturiert ist und wie Sie die Projektanforderungen und das geschätzte Budget erreicht haben. Bewahren Sie diese Aufzeichnungen auf und verwenden Sie sie als Benchmark für ähnliche zukünftige Projekte.

Beeilen Sie sich nicht bei diesen letzten abschließenden Überprüfungen, wenn Sie Ihre Projekte verbessern möchten, wie Sie Termine und Arbeitszeiten schätzen und wie Sie die Aufgaben Ihres Teams planen.

Abschluss

Durchsuchen Sie schnell den Projektentwicklungsprozess und Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass es bei einem Projekt um Folgendes geht:

  • effiziente Zusammenarbeit,
  • Planung,
  • und Überwachung.

Dies sind die drei Säulen, die Sie auf jedes Webdesign-Projekt anwenden können, um dessen Erfolg zu garantieren und das Management weniger zu einer grausamen Aufgabe als zu einem Spaziergang im Park zu machen.

Um Ihre Arbeit weiter zu vereinfachen, sollten Sie eine vollständige Arbeitsverwaltungslösung wie Paymo verwenden, um Ihre Arbeit, Ressourcen, Zeit und Ihr Budget zu verwalten, anstatt eine vollständige Palette verschiedener Apps. Wenn eine digitale Plattform einen Teil der Arbeit an Ihrem Standort erledigt, haben Sie mehr Zeit, sich auf die wichtigen Aufgaben mit Wirkung zu konzentrieren. Es bietet auch einen vollständigen Überblick über den Workflow und die Aufgaben des Teams und zeichnet alle In-App-Aktionen, -Dateien und -Kommentare auf, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

Zurück zu dir jetzt. Teilen Sie uns mit, mit welcher Strategie Sie Ihre eigenen Webdesign-Projekte verwalten, mit welchen Problemen Sie konfrontiert sind und wie Sie damit umgegangen sind.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.