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Cómo usamos Trello para simplificar nuestro proceso editorial

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Spanish (Español) translation by Andrea J (you can also view the original English article)

Si hay algo en el corazón de todo lo que hace Tuts+, son las personas. Actualmente contamos con diez editores y productores de cursos que a su vez se unen a un grupo de gerentes, redactores, asistentes y analistas. Algunos de estos editores trabajan con hasta cien instructores diferentes en un año determinado y de todos los rincones del mundo. Cuando comienzas a multiplicar esos números juntos, equivale a un grupo muy grande de personas, todas trabajando juntas para crear tutoriales y cursos que sean consistentes en enfoque y calidad. En concepto, esto es bastante simple. En ejecución, no es poca cosa.

Usamos una serie de herramientas de comunicación y gestión de proyectos en Tuts +, pero recientemente implementamos un flujo de trabajo nuevo y muy específico para planificar, encargar y revisar nuestro contenido. El objetivo: mejorar la vida de todos los involucrados en el aspecto editorial de Tuts+, para que podamos hacer aún más cosas interesantes para que aprendas.

El equilibrio entre coherencia y autonomía

Nuestro equipo editorial está casi completamente alejado (de la sede en Melbourne), disperso por todo el mundo en diferentes zonas horarias. La libertad de elegir cuándo y cómo trabajar está incorporada en el trabajo. Es una ventaja significativa y es una gran parte de por qué trabajar para Tuts+ es tan bueno. Sin embargo, a medida que el equipo creció y se diversificó a lo largo de los años, los flujos de trabajo se volvieron cada vez más desiguales y, en consecuencia, también lo hizo el producto final. Se hizo obvio que si queríamos una estrategia de contenido más consistente y unificada, necesitábamos comenzar a operar más como un equipo.

Happy Medium The Midpoint Between Micromanagement and InconsistencyHappy Medium The Midpoint Between Micromanagement and InconsistencyHappy Medium The Midpoint Between Micromanagement and Inconsistency

Una vez que se reconoció la necesidad de cambio, pasamos meses tratando de encontrar un equilibrio entre la autonomía y la coherencia. Desde entonces, hemos actualizado nuestros procesos y directrices en todos los ámbitos y hemos revisado por completo la forma en que abordamos la planificación y la creación de contenido. Una parte clave de este proceso fue un examen en profundidad y una redefinición de nuestro flujo de trabajo de la puesta en marcha editorial.

Un flujo de trabajo editorial unificado

Se hizo evidente que si queríamos ponerlos a todos en la misma página y proporcionar un mayor nivel de transparencia para los flujos de trabajo de planificación de contenido de todo nuestro equipo, tendríamos que implementar un flujo de trabajo coherente en todos los temas y categorías.

Inherentemente, ese enfoque viene con algunos objetivos elevados. Para ser realmente útil, tendría que rastrear el estado de cada tutorial y curso publicado en la red, al mismo tiempo que sirve como un proceso de documentación importante para los principales puntos de comunicación detrás de cada contenido individual. Todo lo que publicamos incluye una gran cantidad de conversación y toma de decisiones entre editores e instructores, y es importante sacar la mayor cantidad posible de esta comunicación del correo electrónico privado, para que otros miembros del equipo puedan participar.

Planificación del proceso antes de elegir una herramienta

Con una gran cantidad de aplicaciones editoriales, de colaboración y de gestión de proyectos disponibles en estos días, elegir una plataforma para hacer avanzar a nuestro equipo fue más difícil de lo que imaginas.

El mejor consejo en esta situación es: olvídate del software. En lugar de buscar herramientas en las que basar el nuevo flujo de trabajo, creamos un flujo de trabajo independientemente de cualquier aplicación y, luego, miramos a nuestro alrededor para ver qué encajaba.

El flujo de trabajo

En esta etapa era necesario resumir los aspectos universales del proceso editorial en pasos claros. Cada Editor de Tuts+ tiene sus propios métodos y flujos de trabajo preferidos. Tuvimos que preguntarnos: ¿qué pasos suele dar un tutorial o curso a lo largo de su recorrido desde la concepción hasta su finalización?

Finalmente, llegamos a un diagrama simple que describía todo el proceso. Independientemente de lo personalizado y único que fuera el flujo de trabajo de cualquier editor, lo más probable es que incluya estos pasos básicos.

The Tuts Editorial WorkflowThe Tuts Editorial WorkflowThe Tuts Editorial Workflow

Proceso de eliminación

Armados con una comprensión clara de cómo funcionaría exactamente el sistema, ya podríamos proceder a encontrar una herramienta para facilitar el proceso.

Las aplicaciones de escritura colaborativa estaban fuera (ya tenemos un CMS). Necesitábamos una herramienta de comunicación, no una herramienta de escritura. La escalabilidad y la flexibilidad, sin embargo, fueron clave. Si tuviéramos que agregar más de cien instructores, todos trabajando de forma independiente y teniendo conversaciones con su editor, ¿la cantidad de contenido haría que la aplicación fuera difícil de usar?

Después de aplicar estas ideas y tener en cuenta el flujo de trabajo deseado, una aplicación se destacó como la clara ganadora.

Trello

Justo cuando nos embarcamos en la mejora de nuestro proceso editorial, vimos a Trello, pero lo descartamos rápidamente debido a su enfoque simplista. Sin embargo, cuanto más lo comparábamos con el diagrama, más sentido tenía que cada pieza de contenido individual se moviera horizontalmente, de un lado a otro a través del flujo de trabajo. Si cada tutorial fuera una tarjeta y cada paso del proceso fuera una lista, los participantes podrían arrastrar fácilmente los tutoriales de un paso al siguiente y realizar un seguimiento de su progreso a medida que avanzan por el sistema.

Using Trello For Our WorkflowUsing Trello For Our WorkflowUsing Trello For Our Workflow

Resulta que Trello solo parece simplista. Internamente se esconde un conjunto de características realmente impresionante. Estas son algunas de las características organizativas que te ayudarán a eliminar el desorden en Trello:

  1. Filtros
  2. Etiquetas
  3. Fechas de vencimiento (y resaltado de la fecha de vencimiento perdida)
  4. Búsqueda robusta
  5. Cesionarios
  6. Nombre de usuario @ etiquetado (como en Twitter)
  7. Notificaciones
  8. Un feed de actividades con todo incluido
  9. Calendario (organiza el contenido por fecha de vencimiento)
  10. Antigüedad visible de la tarjeta (hace que las tarjetas se desvanezcan después de un período de inactividad)

Como la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, Trello te permite asignar personas específicas a una tarea (tantas como quieras) y aplicar fechas de vencimiento, que luego sirven para activar los recordatorios y las notificaciones.

La naturaleza visual de cada tarea es un aspecto importante de Trello. Los avatares de los usuarios asignados aparecen en las tarjetas, junto con etiquetas de colores para una fácil referencia y miniaturas adjuntas para una identificación inmediata. La falta de actividad en una tarjeta reducirá su opacidad, por lo que cualquier cosa que no esté recibiendo la atención que merece comenzará visiblemente a desvanecerse. Incluso hay un modo compatible con daltónicos que, cuando se activa, distingue las áreas coloreadas agregando fondos estampados.

Por último, y lo que es más importante para nosotros, el volumen de tarjetas en un “tablero” ocupado se puede reducir rápidamente mediante el filtrado según la persona, el tema, la palabra clave, entre otros.

En resumen, Trello encaja muy bien con nuestro proceso editorial deseado.

No es perfecto

Una parte importante de todo este proceso consistió en darnos cuenta de que no habría una sola aplicación creada para nuestras necesidades precisas.

El área clave que descubrimos que falta en Trello es la capacidad de facilitar las discusiones grupales. En los procesos en los que las discusiones grupales ocupan un lugar central, Basecamp es una solución mucho mejor que facilita mucho el inicio y el seguimiento de una conversación en equipo.

Dicho esto, Trello cultiva un sentido de comunidad. Todos los miembros de una junta, ya sean editores, gerentes o instructores, sienten que son bienvenidos a participar en cualquier tarea o conversación. Los avatares le ponen caras a los nombres, se producen discusiones y se forman lazos de equipo.

Lecciones aprendidas

En 2013, no había un solo lugar donde pudiéramos tomarle el pulso de forma rápida y sencilla a todo nuestro cuerpo del próximo contenido. Tampoco había una forma rápida de transferirle un área temática (incluido todo el contenido en progreso, todos los instructores relevantes y los planes de contenido futuros) a un nuevo editor, de forma temporal o permanente.

Ahora tenemos todo esto y más, aunque la implementación de nuestro nuevo flujo de trabajo fue definitivamente una curva de aprendizaje. Estas son algunas de las lecciones más importantes que encontramos en el camino:

  • En equipos remotos más grandes, puede haber un equilibrio significativo entre autonomía y coherencia. Encontrar el equilibrio único para tu equipo y tu tarea es importante, pero no fácil.
  • Al crear flujos de trabajo para todo el equipo, es importante eliminar los prejuicios personales siempre que sea posible y considerar qué funciona mejor para un grupo diverso de personas que realizan una variedad de tareas.
  • No busques aplicaciones que te gusten y luego úsalas para darle forma a los flujos de trabajo de tu equipo. Crea flujos de trabajo que le sirvan a tu propósito y luego busca una herramienta que puedas utilizar para facilitar ese proceso.
  • Ninguna herramienta existente se ajustará perfectamente a tus necesidades; construye el tuyo propio o prepárate para comprometerte seleccionando el que mejor se adapte a tu propósito principal.
  • No te acoples a un proceso solo porque hayas trabajado mucho en él. Obtén comentarios de las personas que realmente lo usarán todos los días y responderán a sus inquietudes. A veces esto significa defender un pilar importante del flujo de trabajo, pero más a menudo significa admitir que te equivocaste en algo y estar dispuesto a hacer un cambio.
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