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Cómo gesstionar un proyecto de diseño web con Paymo

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Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Seamos realistas y admitamos que gestionar un proyecto de diseño web puede ser complejo y consumir mucho tiempo. Estás administrando muchas tareas diferentes, miembros del equipo, fechas límite, recursos y expectativas de clientes todo al mismo tiempo.

Esta es la razón por la que saber qué herramientas, métodos y trucos usar desde el principio puede ayudarte a mantener tu proyecto – y niveles de cordura – en el camino correcto. Una única solución de gestión de proyectos puede ayudar a poner todo eso en orden y ahorrarte tiempo para que puedas enfocarte más en la verdadera carga de trabajo.

Voy a guiarte a través del proceso de gestión de tu primer proyecto de diseño web en Paymo, un programa integral de gestión de trabajo que te ayuda a planificar, dar seguimiento y facturar tus proyectos sin problemas.

Primero lo primero. Echemos un vistazo a las cosas en las que debes enfocarte antes de ir al trabajo real.

La reunión con el cliente

Comienza con una reunión inicial con el cliente para planificar todos los requisitos y presupuestos actuales. Aprende sobre todo lo que sea importante para tus clientes, cuales son sus objetivos y qué evitar a toda costa.

Todo lo que discutas con tu cliente debe ser documentado para garantizar la transparencia entre ambas partes. Para esto, redacta un caso de negocios en un archivo de Word o Google Docs. Después puedes adjuntar este archivo al proyecto en Paymo para que puedas consultarlo en cualquier momento y evitar dejar aspectos vitales o requisitos del cliente fuera de la ejecución del proyecto.

Cotizando

Además de requisitos y otros detalles del proyecto, el cliente obviamente está interesado en saber cuánto costará el proyecto. Crear una cotización para tu cliente no es un trabajo sencillo - especialmente si es la primera vez que lo haces.

En Paymo hay un método sencillo que te ayuda a crear una estimación de costos realista. Primero escribe todas las actividades del proyecto que deban ser completadas en el área Tasks (Tareas) del proyecto dentro de Simple View (Vista sencilla). Para cada actividad, agrega un presupuesto de tiempo y una tarifa como punto de referencia. Esto te servirá como proyecto temporal por ahora.

temporary project

A continuación, haz clic en el botón Convert to Estimate (Convertir a estimado) para transformar el proyecto temporal en un estimado. La plataforma automáticamente te dará un total de los presupuestos y costos estimados de todas las tareas, de manera que no tienes que sumarlos de nuevo desde cero.

Convert to Estimate

También puedes elegir mostrar todas las tareas como elementos en líneas separadas o agruparlas por su lista de tareas correspondiente. Una vez guardado, puedes compartirlo con el cliente como parte de una cotización formal de dos maneras: a través del vínculo permanente de la parte inferior del estimado o como un archivo PDF imprimible.

share estimate with the client as part of a formal quote

Ahora el cliente tendrá una idea aproximada de cuánto costará el proyecto y lo que está pagando exactamente. Lo que queda es que el cliente lo revise y que lo acepte o lo rechace. Tener una lista ordenada a la vista les facilitará ver si es que no notaron algo importante con anterioridad.

Una vez que la cotización final sea aceptada, puedes continuar con la parte de planificación en la que tu proyecto temporal se convierte en uno real.

Planificación

Nunca comiences un proyecto sin tener un plan a seguir. Un plan bien construido describe todos los aspectos que necesitas comprender y desarrollar durante la ejecución del proyecto. Piensa en el plan de tu proyecto como si fuera un mapa que muestra tus decisiones y los riesgos que podrían interrumpir tu proyecto o posponer su fecha de finalización.

Ahora es momento de que revises las tareas añadidas previamente y que las organices mejor en base a sus similitudes en listas de tareas claramente detalladas. Estas te ayudan a guiar a múltiples miembros del equipo, fechas límite, recursos y proyectos simultáneamente.

Task list example
Ejemplo de una lista de tareas

Para crear un plan de proyecto preciso, regresa al área Tasks (Tareas) del proyecto y asigna usuarios a cada actividad, junto con fechas de término, prioridades y posibles subtareas en caso de que las tareas necesiten dividirse más. No olvides escribir descripciones de tareas concisas para clarificar la manera en las que estas deben ser ejecutadas y evitar cualquier malentendido.

Para estar al día con el trabajo a lo largo de todas las etapas del proyecto, establece un flujo de trabajo para cada proyecto:

Example of a web design workflow
Ejemplo de un flujo de trabajo de diseño web

Esto puede lograrse a través de tableros Kanban que te muestran el estado de cada tarea y si hay posibles cuellos de botella en el proceso. Los tableros visuales como el siguiente mejorarán la comunicación del equipo y su responsabilidad, ya que muestran en donde se encuentra cada tarea en un momento dado y quién está a cargo de ella.

Para acceder a ellos, cambia de Simple View (Vista sencilla) a Board View (Vista de tablero). Notarás que todas las tareas (ahora tarjetas) residen en el registro, acompañadas por tres columnas estándar: To Do (Por hacer), In Progress (En progreso) y Complete (Completa). Este es un flujo de trabajo que puedes cambiar para reflejar mejor tu proceso interno. Lo que necesitas saber en este punto es que puedes enviar cada tarea a cada paso del flujo de trabajo (columna del tablero Kanban) a medida que progresa el trabajo en ella.

A Kanban board used by a web design team
Un tablero Kanban usado por un equipo de diseño web

Consejo: programa al equipo por adelantado a través del módulo Team Scheduling (Programación de equipo) especificando quién debe trabajar en cada tarea, por cuánto tiempo y cuándo.

Team Scheduling module
Módulo Team Scheduling (Programación de equipo) para planificar las tareas de tu equipo por adelantado para diferentes proyectos

Solamente recuerda involucrar a tu equipo en la fase de planificación y escuchar sus opiniones también. Los proyectos cambian, y solamente puedes gestionar problemas inesperados con la ayuda de tu experimentado equipo.

El trabajo comienza

Pasemos al trabajo real. Cierto, la planificación es imprescindible, pero la ejecución del proyecto es igual de importante y puede ocupar la mayor parte del tiempo que dedicas a un proyecto. Se podría decir que el proyecto comienza por segunda vez. Sin embargo esta vez necesitas enfocarte más en seguir de cerca los requisitos y evitar errores si quieres tener un proceso de desarrollo del proyecto libre de problemas.

Paymo ofrece diferentes maneras de administrar tus tareas, desde las sencillas listas de cosas por hacer y las listas de tareas detalladas que hemos visto anteriormente, hasta los tableros Kanban más complejos o el módulo Team Scheduling (Programación de equipo).

Lo primero que debes hacer al comenzar a trabajar es revisar qué hay en marcha para hoy. Todos los involucrados en el proyecto pueden ver sus tareas dentro del área My Tasks (Mis tareas) desde el módulo Home (Inicio):

Home screen to view all tasks youre in charge of
Pantalla Home (Inicio) para ver todas las tareas de las que estás a cargo

Para tener un mayor enfoque en tus tareas diarias, agrúpalas de acuerdo a parámetros específicos como prioridad o fecha límite.

Cada miembro del equipo recibe un correo electrónico y una notificación dentro de la aplicación cada vez que son asignados a una nueva tarea o si ocurre un cambio en una actividad. Busca notificaciones restantes en la aplicación en la esquina superior izquierda de la pantalla y revísalas para mantenerte al tanto de tu trabajo.

in-app notifications

Colaboración en equipo

Al igual que con tus clientes, mantener una colaboración eficiente en equipo es la clave para evitar malentendidos y errores innecesarios que solamente necesitarían más tiempo para ser solucionados.

Paymo te permite comentar en tiempo real directamente en las tareas para mantener las actualizaciones en su contexto o crear discusiones a nivel de proyecto, en caso de que necesites comenzar un hilo de discusión o una lluvia de ideas sobre un tema que concierna a todo el equipo. También recibirás notificaciones instantáneas en la aplicación y por correo electrónico (dependiendo de las configuraciones de tu proyecto) cada vez que recibas un nuevo comentario, para que no tengas que mirar fijamente el tablero de discusión hasta que alguien te responda.

Comments on a task-level
Dejando comentarios a nivel de tarea para mantener la información en su contexto

¿Te preocupa perder los archivos de tu proyecto teniendo tantas tareas al mismo tiempo?

En Paymo puedes adjuntar los archivos relacionados con el proyecto a cada tarea e incluso a comentarios. También puedes mantenerlos actualizados y almacenarlos de forma segura en el área centralizada Files (Archivos) del proyecto, desde la que los miembros de tu equipo pueden acceder a ellos con facilidad.

Esto significa tener menos colegas preguntando en dónde está un documento o pasando tiempo valioso buscando un logotipo creado hace cinco meses.

Storing files
Almacenando archivos a nivel de proyecto para una mejor organización

Gracias a la integración nativa de Paymo con Google Drive, puedes cargar y descargar archivos directamente desde tu drive. Como beneficio adicional, siempre tendrás las versiones más recientes de estos archivos disponibles para que puedas editarlas más si es necesario.

Seguimiento del tiempo

Sí, lo sé. A los miembros de tu equipo quizá no les guste hacer un seguimiento de sus tiempos, ¿a quién le gusta?. Por eso no debes considerarla como una tarea obligatoria. Considérala más como una herramienta que puede ayudar al desarrollo de tus proyectos actuales y futuros.

Hacer un seguimiento de las horas de trabajo puede ser útil como referencia en el futuro para hacer estimaciones de tiempo precisas, planificar mejor la programación de tu equipo, evitar programar tareas excesivamente o escasamente a tus empleados, por nombrar algunos de los beneficios.

En Paymo puedes añadir entradas de tiempo para tareas individuales, ya sea en forma masiva o a través de un gestor de tiempo en la aplicación:

Time tracker
El widget de gestión de tiempo te permite registrar el tiempo empleado al trabajar en cada tarea

Si prefieres el uso de aplicaciones externas al navegador web, usa el widget de gestión de tiempo del escritorio que puede acoplarse a tu barra de Mac, Windows o Linux para registrar el tiempo o añadirlo manualmente en grupo o intervalos:

Desktop widget
El widget de escritorio te permite gestionar el tiempo fuera del navegador web

Todos los registros de tiempo se almacenan automáticamente en el módulo Timesheets (Hojas de tiempo), que te muestra exactamente cuántas horas pasan en una actividad los miembros de tu equipo durante un día, semana, mes o período específico.

A web design team members weekly timesheet
La hoja de tiempo semanal de un miembro de un equipo de diseño web

Después puedes convertir las hojas de tiempo en reportes de tiempo. Los Static Time Reports (Reportes de tiempo estáticos) pueden ser usados para estimar mejor el presupuesto de tiempo para tus siguientes proyectos, mantener a los clientes actualizados sobre el estado del proyecto, mantenerte dentro de los límites del presupuesto, ahorrar tiempo, incrementar la productividad y evitar asignar trabajo excesivo o escaso a tu equipo.

A time report example
Reporte de tiempo para un proyecto de diseño web que te ayuda a monitorear la actividad de tu equipo

Como líder de tu proyecto, debes alentar el seguimiento del tiempo para cada tarea que tarde más de 10-15 minutos en ser terminada o que involucre a varios miembros diferentes del equipo. Esto incrementa la responsabilidad de tu equipo y ofrecerá pruebas en caso de que tus clientes cuestionen tu trabajo.

Consejo: Los miembros del equipo pueden consultar primero sus programas en el módulo Team Scheduling (Programación de equipo) para saber cuántas horas deben dedicar a cada tarea.

Si eres una de esas personas que realizan múltiples tareas de forma regular, que trabajan en diferentes proyectos al mismo tiempo o que simplemente olvidan desactivar su gestión de tiempo, intenta la gestión de tiempo automática. Las herramientas como PaymoPlus registran cada segundo que se emplea trabajando en un archivo, sitio web, aplicación o pestaña del navegador. Simplemente haz clic en el botón Record (Grabar) y estás listo - la herramienta hace el trabajo por ti. Al final del día, asocia cada entrada de tiempo a su tarea correspondiente o establece reglas que lo hagan por ti.

¿Siempre en movimiento? simplemente usa las aplicaciones móviles de seguimiento de tiempo disponibles para Android e iOS que funcionan sin conexión también, en caso de que estés visitando a un cliente y no tengas acceso a Internet. Los diseñadores también pueden usar Adobe CC Integration para hacer un seguimiento de sus tiempos directamente desde sus herramientas favoritas de Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator, InCopy y Premiere) con una licencia de 2017 o posterior al trabajar en paralelo en sus bocetos de diseño.

Adobe CC integration
Adobe CC integration para su uso con tu aplicación de Adobe favorita

Monitoreo y compartición de progreso

Sin una herramienta de gestión de proyectos, probablemente tendrías que mirar por encima del hombro de cada miembro de tu equipo para verificar sus estados y ver si se han encontrado con algún problema.

El programa te permite hacer todo eso en el reino virtual. Internamente, Paymo proporciona un par de maneras visuales de monitorear el progreso del proyecto y ver los lugares en los que tu equipo está teniendo dificultades.

El área Overview (Vista general) del proyecto presenta la salud general del proyecto en términos de las horas trabajadas de acuerdo al presupuesto total, el número de tareas terminadas, los próximos hitos y eventos recientes:

An overview of a web design project
Una vista general mostrando el estado general de un proyecto de diseño web

Después tenemos la Table View (Vista de tabla) del proyecto que ofrece una vista tabular de todas las tareas del proyecto junto con sus detalles. Es interesante destacar la columna Worked from the total (Trabajado del total) que te muestra un gráfico de reducción de cuánto tiempo fue gestionado en comparación con el presupuesto de la tarea y lo que queda.

Tal vez la vista que te ayude más durante tus operaciones diarias es Team's Tasks (Tareas del equipo) dentro del módulo Home (Inicio). A través de ella puedes ver todas las tareas de todos los proyectos agrupadas por fecha final, prioridad o proyectos correspondientes:

Teams Tasks view
Team's Tasks (Tareas del equipo): vista de todas las tareas de todos los proyectos agrupadas por fecha final, prioridad o proyectos correspondientes

Es posible agregar filtros adicionales para lograr una mayor granularidad. También está la opción de exportar en tres vistas de tareas diferentes, de las cuales la más notable, Meta Kanban, reúne todas las tareas de todos los proyectos en un formato Kanban:

A nivel externo, puedes entregar reportes de estado detallados a tu cliente de manera periódica. Paymo te permite enviar ya sea Static Reports (Reportes estáticos), para obtener información sobre un período de tiempo específico, o Live Reports (Reportes en tiempo real). Estos últimos ofrecen transparencia total con respecto a cada tarea y al trabajo que se realiza, ya que se actualizan constantemente cada vez que tú o tu cliente acceden a ellos, por lo que no tendrás que enviar un reporte actualizado cuando se te solicite.

Facturación

¿Qué estás usando ahora para facturar a tus clientes? en comparación con la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, Paymo también te permite crear facturas directamente desde tus registros de tiempo, para que no tengas que exportar tus hojas de tiempo ni otros datos relacionados con las tareas en otra herramienta.

Invoice made using Paymo
Factura con marca generada usando Paymo

Para crear una factura, ve al módulo Accounting (Contabilidad) y selecciona Invoices > Add invoice (Facturas > Añadir factura). Desde aquí, haz clic en el botón Add outstanding time/costs (Añadir tiempo/costos extraordinarios) para agregar el tiempo registrado. También existe la posibilidad de añadir tareas, proyectos y gastos de tarifas fijas, pero esta es información suficiente por ahora.

También está la opción de adjuntar un reporte estático a la factura real, en caso de que no quieras crear una desde cero.

En cualquier momento puedes cambiar la fecha actual o elegir entre 80 y más tipos de moneda para facturar a tus clientes, e incluso añadir dos tasas de impuestos adicionales.

Una vez guardada, envía la factura por correo como un archivo PDF adjunto o compártela a través del vínculo permanente de la parte inferior. ¿Cuál es la mejor parte? puedes ver si una factura ha sido vista y pagada con la ayuda de las etiquetas Viewed (Vista) y Paid (Pagada) de la esquina superior derecha de una factura, para evitar conversaciones incómodas relacionadas con los pagos:

Para pagos repetitivos, simplemente agrega facturas recurrentes que el sistema enviará automáticamente a tu cliente. Esto creará un registro de papel electrónico que le indica a tus clientes que aún tienen que enviarte dinero, lo que facilita el seguimiento de las facturas que quedan pendientes.

Revisión del proyecto

Muy bien, así que has terminado todas las tareas, monitoreado el progreso del equipo y enviado la factura final. ¡Enhorabuena! has terminado con tu proyecto. El detalle es que muchos omiten la etapa de finalización del proyecto.

Tu proyecto anterior ofrece datos valiosos y conocimiento para tu siguiente trabajo también. Lleva a cabo una reunión final con tu equipo para discutir lo que fue bien, lo que no y qué mejorar en el futuro. También puedes armar una lista de verificación con todos los pasos que cubriste hasta la finalización exitosa del proyecto para asegurarte de no haber omitido nada.

Para esto, crea un Static Report (Reporte estático) para ver la estructura del proyecto y la manera en la que has logrado los requisitos del mismo y el presupuesto estimado. Mantén estos registros y úsalos como punto de referencia para proyectos futuros similares.

No apresures estas últimas revisiones finales si quieres mejorar tus proyectos, la manera en la que calculas las fechas finales y horas de trabajo, y la forma en la que programas las tareas de tu equipo.

Conclusión

Escanea rápidamente el proceso de desarrollo del proyecto y probablemente notarás que un proyecto tiene que ver con:

  • colaboración eficiente,
  • planificación,
  • y monitorea.

Estos son los tres pilares que puedes aplicar a cualquier proyecto de diseño web para garantizar su éxito y hacer que su gestión sea una tarea menos difícil y algo más sencillo de lograr.

Para facilitar aún más tu trabajo, considera el uso de una solución de gestión de trabajo integral como Paymo para administrar tu trabajo, recursos, tiempo y presupuesto, en vez de usar una gama completa de aplicaciones diferentes. Hacer que una plataforma digital lleve a cabo parte de tu trabajo te dará más tiempo para enfocarte en las tareas vitales que tienen impacto. También ofrece una visión completa del flujo de trabajo del equipo y las tareas y mantiene un registro impreso de todas las acciones, archivos y comentarios dentro de la aplicación para futuras referencias.

Ahora regresemos a ti. Cuéntanos qué estrategia estás usando para gestionar tus propios proyectos de diseño web, con qué dificultades te has enfrentado y cómo las has solucionado.

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