Bagaimana Kami Menggunakan Trello untuk Menyederhanakan Proses Editorial Kami

Jika ada satu hal di tengah-tengah segala hal yang Tuts + lakukan, itu orang.  Saat ini kami memiliki sepuluh editor dan produser kursus yang pada gilirannya bergabung dengan sekelompok manajer, editor fotokopi, asisten dan analis.  Beberapa editor ini bekerja dengan sebanyak seratus instruktur yang berbeda pada tahun tertentu dan dari setiap penjuru dunia.  Ketika anda mulai mengalikan angka-angka itu bersama-sama, itu sama dengan sekelompok orang yang sangat besar, semua bekerja sama untuk membuat tutorial dan kursus yang konsisten dalam pendekatan dan kualitas.  Dalam konsepnya, ini cukup sederhana.  Dalam eksekusi, itu bukan prestasi kecil. 

Kami menggunakan sejumlah alat manajemen komunikasi dan manajemen di Tuts +, namun kami baru saja meluncurkan alur kerja baru dan sangat spesifik untuk perencanaan, pelaksanaan dan revisi konten kami.  Tujuannya-untuk membuat hidup lebih baik bagi semua orang yang terlibat dalam tim editorial Tuts +, sehingga kita bisa membuat lebih banyak hal hebat lagi untuk anda pelajari.

Konsistensi vs Menjualkan OtonomiTim 

redaksi kami hampir seluruhnya (dari HQ sampai Melbourne) tersebar di seluruh dunia dalam zona waktu yang berbeda.  Kebebasan memilih kapan dan bagaimana bekerja dibangun ke dalam pekerjaan.  Ini merembes signifikan dan merupakan bagian besar mengapa bekerja untuk Tuts + begitu hebat.  Namun, seiring berkembangnya tim dan beragam macam lainnya selama bertahun-tahun, alur kerja menjadi semakin berbeda dan akibatnya juga mempengaruhi produk akhir.  Menjadi jelas bahwa jika kita menginginkan strategi konten yang lebih konsisten dan terpadu, kita perlu mulai beroperasi lebih seperti sebuah tim.

Begitu kebutuhan akan perubahan diakui, kami menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk menemukan keseimbangan antara otonomi dan konsistensi.  Sejak itu kami telah memperbarui proses dan pedoman kami di seluruh papan dan benar-benar merombak bagaimana kita mendekati perencanaan dan pembuatan konten.  Bagian penting dari proses ini adalah pemeriksaan mendalam dan redefinisi alur kerja editorial kami.

Alur Kerja Editorial yang Dipersatukan

Menjadi jelas bahwa jika kami ingin mendapatkan semua orang di halaman yang sama dan memberikan tingkat transparansi yang lebih besar untuk alur kerja perencanaan konten seluruh tim kami, kami harus menerapkan alur kerja yang konsisten di setiap topik dan kategori.

Dengan tidak terpisahkan, pendekatan itu datang dengan beberapa tujuan mulia.  Agar benar-benar berguna, ia harus melacak status setiap tutorial dan kursus yang dipublikasikan di seluruh jaringan, sementara juga berfungsi sebagai proses dokumentasi penting untuk pokok-pokok komunikasi di balik setiap potongan konten individual.  Cukup banyak percakapan dan pengambilan keputusan antara editor dan instruktur membahas semua hal yang kami publikasikan, dan penting untuk menarik sebanyak mungkin komunikasi ini dari email pribadi, sehingga anggota tim lainnya dapat terlibat.

Merencanakan Proses Sebelum Memilih Alat

Dengan begitu banyaknya aplikasi manajemen proyek, kolaborasi dan editorial yang tersedia akhir-akhir ini, memilih platform untuk membawa tim kami ke depan lebih sulit daripada yang Anda bayangkan.

Saran terbaik dalam situasi ini adalah: lupakan perangkat lunaknya.  Alih-alih mencari alat untuk mendasarkan alur kerja baru, kami malah membangun alur kerja yang terlepas dari aplikasi apa pun, lalu melihat sekeliling untuk melihat apa yang sesuai.

Alur kerja

Pada tahap ini, perlu disaring aspek universal dari proses editorial menjadi langkah-langkah yang jelas.  Setiap Tuts + Editor memiliki metode dan alur kerja pilihan mereka sendiri.  Kita harus bertanya kepada diri sendiri: langkah apa yang biasanya dilakukan tutorial atau kursus melalui perjalanan dari konsepsi sampai selesai?

Akhirnya, kami sampai pada sebuah diagram sederhana yang menguraikan keseluruhan proses.  Terlepas dari bagaimana personalisasi dan unik setiap alur kea editor, kemungkinan besar, ini termasuk langkah-langkah dasar ini.rj

Proses Eliminasi

Dengan berbekal pemahaman yang jelas tentang bagaimana sistem akan berjalan, sekarang kita bisa melanjutkan untuk menemukan alat untuk memudahkan prosesnya.

Aplikasi penulisan kolaboratif sudah keluar (kami sudah memiliki CMS).  Kami membutuhkan alat komunikasi, bukan alat tulis.  Skalabilitas dan fleksibilitas, bagaimanapun, adalah kunci.  Jika kami ingin menambahkan lebih dari seratus instruktur, semua bekerja secara independen dan melakukan percakapan dengan editor mereka, apakah jumlah konten yang membuat aplikasi ini sulit untuk digunakan?

Setelah menerapkan gagasan ini dan mengingat alur kerja yang diinginkan, satu aplikasi menonjol sebagai pemenang yang jelas.

Trello

Tepat pada saat kami memulai memperbaiki proses editorial kami, kami melihat Trello, namun segera memecatnya karena pendekatannya yang sederhana.  Semakin kita membandingkannya dengan diagram, akan lebih masuk akal jika setiap potongan konten bergerak secara horisontal, bolak-balik melalui alur kerja. Jika setiap tutorial adalah kartu, dan setiap langkah dalam proses adalah daftar, peserta dapat dengan mudah menyeret tutorial dari satu langkah ke langkah berikutnya dan melacak kemajuan mereka saat mereka memasuki sistem.

Ternyata Trello hanya tampil simplistis.  Di bawah tenda itu menyembunyikan seperangkat fitur yang benar-benar mengesankan.  Berikut adalah beberapa fitur organisasi yang membantu Anda memotong kekacauan di Trello:

1. Filter
2. Label
3. Tanggal jatuh tempo (dan tenggat waktu yang tidak terjawab)
4. Pencarian yang kuat
5. Penerima tugas
6. Username @ tagging (seperti di Twitter)
7. Pemberitahuan
8. Umpan aktivitas semua inklusif
9. Kalender (mengatur konten berdasarkan tanggal jatuh tempo)
10. Terlihat penuaan kartu (membuat kartu pudar setelah masa tidak aktif)

Seperti kebanyakan alat manajemen proyek, Trello memungkinkan anda menetapkan orang tertentu ke sebuah tugas (sebanyak yang anda mau) dan menerapkan tanggal jatuh tempo, yang kemudian berfungsi untuk memicu pengingat dan pemberitahuan.

Sifat visual setiap tugas merupakan aspek penting Trello.  Avatar pengguna yang ditunjuk muncul di kartu, bersama dengan label berwarna untuk referensi mudah dan gambar mini lampiran untuk identifikasi segera.  Kurangnya aktivitas pada kartu akan mengurangi keburamannya, jadi apapun yang tidak mendapat perhatian layak dipastikan akan mulai memudar.  Bahkan ada mode ramah warna-buta yang, bila diaktifkan, membedakan daerah berwarna dengan menambahkan latar belakang bermotif.

Terakhir, dan yang penting bagi kami, volume kartu pada "papan" sibuk dapat dengan cepat ditipiskan dengan penyaringan berdasarkan orang, subjek, kata kunci dan sebagainya.

Singkatnya, Trello sangat cocok dengan proses editorial yang kami inginkan.

Itu Tidak Sempurna

Bagian penting dari keseluruhan proses ini adalah menyadari bahwa tidak akan ada satu aplikasi tunggal yang sesuai dengan kebutuhan kami.

Area kunci yang kami temukan kurang di Trello adalah kemampuan untuk memfasilitasi diskusi kelompok.  Dalam proses dimana diskusi kelompok dilakukan di tengah panggung, Basecamp adalah solusi yang jauh lebih baik yang membuat lebih mudah untuk memulai dan melacak percakapan tim.

Konon, Trello memang menumbuhkan rasa komunitas.  Semua anggota dewan direksi, apakah mereka editor, manajer atau instruktur, merasa merasa bertanggung jawab untuk melakukan tugas atau percakapan apa pun.  Avatars memasang wajah pada nama, diskusi terjadi dan ikatan tim terbentuk.

Pelajaran yang dipelajari

Pada tahun 2013, tidak ada satu tempat pun di mana kita dapat dengan cepat dan mudah mengambil alih gejolakdari  seluruh isi tubuh kita.  Juga tidak ada cara cepat untuk menghilangkan area topik (termasuk semua konten dalam proses, semua instruktur yang relevan, dan rencana konten masa depan) ke editor baru, sementara atau permanen.

Sekarang kita memiliki semua ini dan lebih, meskipun menerapkan alur kerja baru kita pasti merupakan kurva belajar.  Berikut adalah beberapa pelajaran terpenting yang kami temukan di sepanjang jalan:

• Di tim jarak jauh yang lebih besar, ada penjualan signifikan antara otonomi dan konsistensi.  Menemukan keseimbangan unik untuk tim dan tugas anda penting, tapi tidak mudah.
• Dalam menciptakan alur kerja untuk keseluruhan tim, penting untuk menghapus bias pribadi jika memungkinkan dan mempertimbangkan apa yang terbaik bagi sekelompok orang yang melakukan beragam tugas.
• Jangan menemukan aplikasi yang Anda sukai dan kemudian menggunakannya untuk membentuk alur kerja tim anda.  Bangun alur kerja yang sesuai dengan tujuan anda dan kemudian cari alat yang dapat anda gunakan untuk memfasilitasi proses itu.
• Tidak ada satu alat yang ada yang sesuai dengan kebutuhan anda dengan sempurna; buatlah sendiri atau bersiaplah untuk berkompromi dengan memilih yang paling sesuai dengan tujuan utama anda.
• Jangan menempelkan diri anda pada sebuah proses hanya karena anda telah menyelesaikan banyak pekerjaan di dalamnya.  Dapatkan umpan balik dari orang-orang yang benar-benar akan menggunakannya setiap hari dan menanggapi kekhawatiran mereka.  Terkadang ini berarti mempertahankan pilar penting alur kerja, namun lebih sering itu berarti mengakui bahwa anda salah tentang sesuatu dan bersedia melakukan perubahan.