() translation by (you can also view the original English article)
Kami semua sudah ada di sana, setumpuk pekerjaan untuk dilewati dan terlalu banyak pertemuan dan gangguan untuk menyelesaikannya. Kantor dapat menjadi tempat yang bagus untuk menjalin ikatan dengan rekan kerja dan berkolaborasi tetapi mungkin ada saat-saat ketika Anda hanya perlu menjadi lebih produktif!
Jika anda menemukan diri Anda bekerja dari jarak jauh, mungkin karena anda memerlukan fokus yang mutlak, atau karena Anda bekerja dengan tim yang berbasis di tempat lain, ada seperangkat alat digital yang dapat membantu Anda mengatasi jarak.
Posting ini dimaksudkan untuk memberi Anda serangkaian kiat dan alat untuk menjaga kolaborasi berjalan ketika bekerja dari jarak jauh.
Visi dan Tujuan
Penting bagi Anda dan tim Anda untuk tahu ke mana Anda menuju. Pastikan semua orang mengetahui visi dan tujuan proyek dan coba untuk membuatnya tetap terlihat. Jika Anda bekerja cepat, pastikan semua orang memiliki pemahaman bersama tentang apa tujuan untuk sprint depan.
Komunikasi
Alat komunikasi sangat penting ketika bekerja dari jarak jauh. Apakah Anda perlu melompat pada panggilan cepat, perlu untuk menunjukkan kemajuan, atau sesi perencanaan atau retrospektif, pastikan Anda memilih alat yang membuat saluran komunikasi tetap terbuka, memungkinkan Anda untuk melihat kolega Anda, dan lebih disukai memungkinkan Anda untuk berbagi layar.
Alat Komunikasi yang Disarankan:
Slack adalah alat yang luar biasa untuk tim teknologi; ini memungkinkan Anda membuat obrolan pribadi atau grup, membagikan dan memasang pin dokumen penting, menambahkan catatan pribadi untuk diri sendiri, dan melacak segala sesuatu. Dan, khususnya yang relevan untuk artikel ini, status terlihat Anda dapat disetel ke "Bekerja dari jarak jauh" di antara hal-hal lain.
Appear.in atau Hangout Google dapat digunakan untuk rapat ad-hoc dengan audiens yang lebih luas ketika Anda mungkin perlu membagikan layar Anda.
Gunakan Skype untuk obrolan atau panggilan video dengan berbagi layar (ingatlah Anda harus menambahkan semua orang ke daftar kontak Anda sebelumnya).
Satu hal tentang komunikasi yang bekerja jarak jauh tidak dapat menggantikan adalah kenyamanan dan kepastian untuk bisa berbalik arah, ketuk bahu dan memulai percakapan - bekerja di tempat yang sama dengan tim Anda berarti ada lebih banyak kesempatan untuk membangun hubungan pribadi yang benar-benar krusial ketika saatnya untuk membuat keputusan dan mendapatkan dukungan.
Waktu
Memahami perbedaan waktu adalah kunci untuk mengatur dan menjadwalkan pertemuan. Jika tim Anda bekerja di zona waktu yang berbeda, pastikan Anda memiliki semua jawaban yang Anda butuhkan sebelum mereka menyelesaikannya untuk hari itu. Ingatlah bahwa mereka dapat memulai hari mereka di tengah perjalanan Anda dan Anda tidak ingin terjebak.
Timeandzone.com adalah salah satu dari banyak alat yang dapat membantu, bahkan termasuk perencana pertemuan (jadi Anda tidak memiliki alasan untuk tidak hadir!)
Pengorganisasian dan Pengutamaan
"Tidak ada yang bilang aku harus melakukan itu!"
Apakah itu terdengar akrab? Kehilangan dokumen dan daftar yang harus dikerjakan tanpa alokasi. Bertujuan untuk memiliki satu tempat di mana semua pekerjaan dicantumkan dan diprioritaskan dan pastikan itu dialokasikan dan semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan. Alat seperti JIRA, Waffle.io atau Trello dapat membantu Anda mengatur, memprioritaskan, dan mengalokasikan pekerjaan. Juga penting bahwa setiap orang sadar akan dependensi sehingga mereka tidak terjebak.
Tip lain adalah untuk menyimpan semua dokumen yang terkait dengan bagian pekerjaan tertentu di satu tempat: desain, spesifikasi, persyaratan, kriteria penerimaan, dll. Jika Anda bekerja dengan cerita pengguna, misalnya, pastikan semua info yang dibutuhkan didokumentasikan di cerita yang relevan.
Berikut beberapa alat yang bisa Anda gunakan:
JIRA, Waffle.io dan Trello, sebagaimana disebutkan, adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda membuat kartu kerja untuk memprioritaskan dan mengalokasikan tugas.
Anda dapat menggunakan Zeplin untuk meningkatkan kolaborasi antara desainer dan tim pengembangan. Pastikan Anda menautkan ke desain dari kartu kerja atau cerita pengguna yang relevan.
Google docs adalah alat yang hebat untuk berkolaborasi dengan copywriter Anda. Anda dapat mengaksesnya dari mana saja, menimpa dengan komentar atau saran, dan memiliki versi terbaru yang selalu tersedia.
Demikian pula, saya menggunakan lembar Google untuk melacak semua pekerjaan pada tingkat tinggi. Gunakan untuk mencantumkan fitur dan pekerjaan di masa depan dan tandai ketika sudah selesai, sedang berlangsung, masih harus diserahkan.
Serahkan
Sangat penting bahwa Anda mendapatkan proses serah terima kanan saat bekerja dari jarak jauh. Apakah ini melalui alat manajemen proyek yang Anda gunakan (di mana Anda dapat mendaftar semua dokumen terkait), panggilan video atau prototipe interaktif. Solusi apa pun yang terbaik untuk tim Anda, pastikan semua orang memiliki pemahaman bersama tentang apa yang mereka lakukan.
Anda dapat menggunakan alat di atas untuk berkomunikasi dan menyerahkan pekerjaan kepada tim Anda, tetapi jika pekerjaan di depan membutuhkan banyak detail dan penjelasan, cobalah menggunakan alat seperti QuickTime untuk merekam sesi yang menampilkan prototipe interaktif dan sulih suara dengan informasi yang relevan– tim akan dapat mengunjungi kembali catatan kapanpun dalam keraguan.
Kesimpulan
Sikap yang bisa diselesaikan dan seperangkat alat yang tepat akan mengatasi jarak dan membiarkan Anda berkolaborasi dengan tim Anda hampir seolah Anda duduk berdampingan. Lakukan lonjakan panggilan kapan pun Anda ragu dan coba, sebanyak yang Anda bisa, untuk bertemu dengan tim Anda secara langsung untuk membangun hubungan - percayalah, perjalanan ke pub dapat melakukan keajaiban!
Jika Anda mengetahui alat lain untuk bekerja jauh dari jauh lebih mudah, saya ingin mendengar pendapat Anda!
- Kredit: Ilustrasi dari beragam grafis baru Slack oleh Alice Lee
