Unlimited Wordpress themes, plugins, graphics & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Web Design
  2. Blog

Как мы испльзуем Trello для упрощения нашего редакторского процесса

by
Length:MediumLanguages:

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Если и есть что-то, вокруг чего всё крутится на Tuts+, так это люди. В настоящее время у нас есть десять редакторов и создателей курсов, которые в свою очередь команда с кучей менеджеров, копирайтеров, помощников и аналитиков. Некоторые из этих редакторов работают с сотней-другой различных инструкторов в год, со всех уголков земного шара. Если вы начнёте складывать эти числа вместе, то получится очень большая группа людей, все работают вместе над созданием уроков и курсов, в которых сочетаются подход и качество. В концепции это довольно просто. В исполнении это не маленький подвиг.

В Tuts+ мы используем ряд инструментов для общения и управления проектами, но недавно мы выкатили новый и очень специфический рабочий процесс для планирования, публикации и пересмотра нашего контента. Цель — сделать жизнь лучше для всех участников редакции Tuts+, так что мы можем сделать для вашего изучения, ещё более крутые штуки.

Согласованность или компромисс самоуправления

Практически вся наша команда редакторов работает удалённо (от штаба в Мельбурне) и разбросаны по всему миру, в различных часовых поясах. Свобода выбора когда и как работать — основа такой работы. Это значительная привилегия, и по большей части это то, почему работа для Tuts+ настолько великолепна. Однако, так как команда росла и становилась разносторонней на протяжении многих лет, рабочие процессы становились все более и более несоизмеримыми, а следовательно и конечный результат. Стало очевидным, что если нам нужна более последовательная и унифицированная стратегия работы, нам нужно больше работать, как команда.

Happy Medium The Midpoint Between Micromanagement and Inconsistency

Когда осознание необходимости изменений было признано, мы потратили месяцы, пытаясь найти баланс между самоуправлением и согласованностью. С тех пор мы обновили наши процессы работы и рекомендации по всем направлениям, полностью пересмотрели подход к планированию и созданию контента. Ключевой частью этого процесса было углубленное изучение и переопределение нашего рабочего процесса по подготовке материала редакторами.

Единый процесс работы редакторов

Стало очевидно, что, если мы хотим, чтобы все были в курсе и обеспечивали более высокий уровень прозрачности в процессах планирования контента для всей нашей команды, нам пришлось бы внедрить согласованный рабочий процесс для каждой темы и категории.

По сути, этот подход имеет благородные цели. Чтобы быть действительно полезным, должен отслеживаться статус каждого отдельного учебника и курса, публикуемых по всей нашей сети, а также служить важным процессом документирования основных обсуждаемых моментов по каждому отдельному фрагменту контента. Изрядное количество разговоров и принятий решений между редакторами и инструкторами осуществляется над всем, что мы публикуем, и важно наибольшим образом убрать из этого процесса общение по личной электронной переписке, чтобы можно было задействовать других членов команды.

Планирование процесса до выбора инструмента

С таким богатством инструментов для управления проектами, совместной работой и редакторскими приложениями, доступными в наши дни, выбор платформы для продвижения нашей команды был сложнее, чем вы могли себе представить.

Лучший совет в этой ситуации — забыть о программном обеспечении. Вместо того, чтобы искать инструменты для создания нового рабочего процесса, мы построили рабочий процесс независимый от любого приложения, а затем посмотрели, чтобы понять, что нам подходит.

Рабочий процесс

На этом этапе необходимо было довести до конца универсальные аспекты редакционного процесса. Каждый редактор Tuts+ имеет свои собственные предпочтительные методы работы. Мы спросили себя: какие этапы обычно проходят учебники или курсы от замысла до завершения?

В конце концов, мы пришли к простой диаграмме, которая обрисовала весь процесс. Независимо от того, насколько персонализированным и уникальным был рабочий процесс редактора, он включает эти основные шаги.

The Tuts Editorial Workflow

Процесс ликвидации

Вооружившись ясным пониманием того, как будет работать система, теперь мы можем найти инструмент для облегчения процесса.

Приложения для совместного написания были не в счёт (у нас уже есть CMS).  Нам нужен инструмент коммуникации, а не инструмент для написания. Масштабируемость и гибкость, однако, были ключевыми. Что если бы мы добавили более ста инструкторов, работающих независимо и общающихся с их редактором, количество контента затрудняло бы использование приложения?

С такими идеями и сохранением желаемого рабочего процесса, одно приложение выделялось как явный победитель.

Trello

Ранее, когда мы приступили к усовершенствованию нашего редакционного процесса, мы посмотрели на Trello, но быстро отклонили его из-за его упрощённого подхода.  Тем не менее, чем больше мы сравнивали его с диаграммой, тем больше это принимало смысл; иметь каждую отдельную часть контента, движущуюся горизонтально, назад и вперёд по всему рабочему процессу. Если каждый учебник — это карточка, и каждый шаг в этом процессе — список, участники могли легко перетаскивать учебники с одного шага на другой и отслеживать их прогресс по мере их перемещения по системе.

Using Trello For Our Workflow

Оказывается, что Trello только кажется упрощённым.  Под капотом он скрывает действительно впечатляющий набор функций.  Вот некоторые из организационных особенностей, которые помогут вам преодолеть беспорядок в Trello:

  1. Фильтры
  2. Метки
  3. Даты выполнения (и подсветка пропущенной даты окончания)
  4. Надежный поиск
  5. Назначение заданий
  6. Указатель @ имени пользователя (как на Twitter)
  7. Уведомления
  8. Всеобъемлющая лента активности
  9. Календарь (организует содержимое по дате)
  10. Видимое старение карточек (карточки исчезают после периода бездействия)

Как и большинство инструментов по управлению проектами, Trello позволяет назначать определённых людей для выполнения задачи (сколько угодно) и назначать даты выполнения, которые затем служат для запуска напоминаний и уведомлений.

Визуальный характер каждой задачи — важный аспект Трелло. На карточках появляются аватары назначенных пользователей, а также цветные ярлыки для упрощения ссылок и миниатюры прикреплённых файлов для незамедлительного определения. Отсутствие активности на карточке уменьшит её прозрачность, поэтому всё, к чему нет должного внимания, заметно исчезнет. Есть даже режим, подходящий при цветной слепоте, который при активации, выделяет цветные области, добавляя узорные фоны.

Наконец, и что важно для нас, объем карточек на занятой «доске» может быть быстро уменьшен фильтрацией по человеку, теме, ключевого слова и т. д.

Короче говоря, Trello отлично вписывается в наш желаемый редакционный процесс.

Это не идеально

Важной частью всего этого процесса было осознание того, что для наших конкретных потребностей не подойдёт ни одно приложение.

Основная область, которой нам, как оказалось, не хватает в Trello, является возможность облегчать групповые обсуждения.  В процессах, где групповые обсуждения занимают центральное место, Basecamp — гораздо лучшее решение, которое облегчает запуск и отслеживание группового разговора.

Тем не менее, Trello развивает чувство общности. Все участники доски, будь то редакторы, менеджеры или инструкторы, убеждены, что они могут участвовать в любых заданиях или беседах. Аватары дают лица именам, формируются дискуссии и формируются команды.

Что мы поняли

В 2013 году не было ни единого места, где мы могли бы быстро и легко держать в темпе формирование предстоящего контента. Также не было быстрого способа передать тематическую область (включая всё содержимое, находящееся в процессе разработки, всех соответствующих преподавателей и будущие планы содержимого) в новый редактор, временно или постоянно.

Теперь у нас есть всё это и многое другое, хотя внедрение нашего нового рабочего процесса было определённо кривой обучения. Вот некоторые из наиболее важных уроков, с которыми мы столкнулись на этом пути:

  • В более крупных удалённых командах может быть значительный компромисс между автономией и согласованностью. Важно найти уникальный баланс для вашей команды и задач, но это не легко.
  • При создании рабочих процессов для всей команды важно, когда это возможно, удалить личные предубеждения и рассмотреть, что лучше всего подходит для разнообразной группы людей, выполняющих множество задач.
  • Не ищите приложения, которые вам нравятся, а затем делитесь ими для формирования рабочих процессов вашей команды.  Создайте рабочие процессы, которые служат вашей цели, а затем ищите инструмент, который вы можете использовать для облегчения этого процесса.
  • Ни один существующий инструмент не будет идеально соответствовать вашим потребностям; либо создайте ваш собственный, либо будьте готовы к компромиссу, выбрав тот, который лучше всего подходит для вашей основной цели.
  • Не присоединяйте себя к процессу только потому, что вы вложили в него много работы. Получайте отзывы от людей, которые будут использовать их каждый день и реагируйте на их сетования. Иногда это означает защиту важного элемента рабочего процесса, но чаще это означает признание того, что вы ошибались в чем-то и готовы внести изменения.
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.