Uso de plantillas de contenido para que tus clientes piensen en el contenido en primer lugar

Spanish (Español) translation by Eva Collados Pascual (you can also view the original English article)

El contenido tardío provoca retrasos en un proyecto y, en última instancia, puede impedir que cobres tu trabajo a tiempo.

Personalmente, uno de mis mayores desafíos a la hora de construir y hacer crecer nuestra agencia digital fue el desarrollo de contenido con los clientes. Se convirtió en una dificultad tal que en múltiples ocasiones casi hizo quebrar mi negocio. Los clientes sólo sueltan sus pagos pendientes una vez que se han lanzado sus sitios web. Los retrasos en la entrega del contenido habrían significado que la publicaciones de los sitios web se postergasen, lo que además de ser un ciclo frustrante, era una pesadilla para el flujo de efectivo.

Después de algunas situaciones salvadas milagrosamente, encontré un enfoque que me ayudó a mantener la planificación de mis proyectos según lo programado, y mi cordura intacta.

Además de poder cobrar a tiempo, este enfoque a conseguido que todo el proceso de desarrollo web sea mucho más agradable, más eficiente y más predecible. También ha dado como resultado mejores sitios web, con mejor contenido.

En este enfoque existen dos sencillos componentes (ninguno de los cuales es increíblemente nuevo o complejo):

Convertir a mis clientes para que adopten la mentalidad content-first.
Usar plantillas de contenido para definir y recopilar el contenido.

¿Por qué adoptar un enfoque content-first?

Tomar la ruta 'primero el contenido' consiste principalmente en un cambio de modelos mentales. Implica reorganizar (y a veces fusionar) los procesos preexistentes.

En lugar de empezar con las tareas de diseño; como por ejemplo pensar en la estructura de tu sitio web, el diseño de tus páginas, y el diseño visual que funcionará mejor para tus clientes ... empiezas por el contenido. ¿Qué contenido funciona mejor para tus clientes y sus audiencias?

Empiezas con una preocupación por el mensaje que tu cliente está tratando de expresar; lo que están tratando de decir y hacer, y la mejor manera de organizar diferentes fragmentos de información para comunicar este mensaje.

En último término, es el contenido lo que ayudará a tu cliente a alcanzar sus objetivos.

Las complejidades de un flujo de trabajo content-first pueden variar, algunas personas argumentan que en lugar de alterar simplemente el orden en el que tradicionalmente diseñaríamos interfaces y lienzos, posponiendo la creación de contenido, el concepto consiste en fusionar por completo ambos procesos.

Este más ágil enfoque permite que los creadores de contenido trabajen codo con codo con los diseñadores en la construcción de sitios web. Si bien esto es obviamente increíble como medio para alinear la comprensión y fomentar un resultado final y una experiencia de usuario consistentes, la probabilidad de que esto funcione depende en gran medida de tu propio equipo y tus clientes específicos.

En este artículo hablaré menos sobre los detalles de tu organización y discutiré de forma más genérica sobre cómo puedes usar plantillas de contenido para inducir, así como simplificar, el enfoque content-first entre las distintas partes interesadas.

¿Qué es una plantilla de contenido y cómo ayuda?

Una vez que hayas dejado claro a las principales partes involucradas que te vas a centrar en el primero en el mensaje, y que se van ensuciar las manos desarrollando contenido antes de ver cualquier fantasioso botón; puedes presentarles el concepto de las plantillas de contenido.

He descubierto que al explicar las plantillas de contenido desde el principio se resuelve gran parte de la presión y la ansiedad de un enfoque content-first. Permitirá que tu cliente sea consciente de que estarás sosteniendo su mano, y guiándoles a lo largo del proceso de desarrollo del contenido.

..."Por favor, ¿puedes decirme qué es una 'plantilla de contenido'."

Una plantilla de contenido es una herramienta que te ayuda a recopilar contenido de alta calidad de las personas que lo escriben. Son documentos que incluyen un desglose de todos los fragmentos de contenido individuales que aparecerán en una página web; los contribuyentes simplemente tendrán que rellenar los espacios con el contenido requerido.

Cada pieza individual del contenido requerido se introducirá y explicará con directrices y ejemplos para ayudar a los autores a entender el propósito del contenido al que están contribuyendo: su audiencia, su contexto y el estilo en el que debe ser escrito. Es una excelente forma para que todos validen el por qué de la existencia de cada pieza de contenido.

Las plantillas de contenido son especialmente útiles en los proyectos de grandes sitios web donde haya muchos "expertos en la materia"; cada uno aportando sus propios y únicos puntos de vista sobre los productos o servicios que se están tratando de comunicar.

Existen cinco componentes que siempre deben ser incluidos en las plantillas de contenido:

Audiencia: ¿Con quién estás hablando? Si tiene un perfil de usuario formal o no; es esencial que las plantillas de contenido ofrezcan un resumen de las personas con las que te vas ha estar comunicando a través del contenido.

En una página para miembros de un restaurante, tu audiencia podría ser algo así como: Estás hablando con personas que ya han comido en tu restaurante y lo han disfrutado lo suficiente como para convertirse en miembros. Es probable que regresen a él, y por tanto les gustaría escuchar sobre las próximas ofertas y eventos, o los nuevos platos que se introduzcan en el menú.
Propósito: ¿Qué pretende conseguir esta página? Debe incluir un sencillo resumen de la función que cumple cada página del proyecto. Esto es una excelente fórmula para eliminar el exceso de discurso o palabras.

El propósito de la página de los miembros de tu restaurante podría decir: Estás tratando de alentar a los miembros a volver y a que coman de nuevo en tu restaurante.
Contexto: El contexto es la forma en la que se presentarás el contenido. Puede ser difícil recopilar información para un contexto concreto, pero hacerlo ayudará a recordar a tus redactores que están escribiendo para personas o seres humanos, en situaciones humanas. Ayuda a empatizar y a dar respuestas.

En la misma página de miembros del restaurante, tu contexto podría ser: El lector ha recibido un primer correo electrónico dándoles la bienvenida como miembro, han abierto el enlace en el correo electrónico que menciona un 15% de descuento.
Meta datos: Los meta datos son información de apoyo sobre tu contenido que puede ser entendido por las máquinas. Las plantillas pueden incluir consideraciones de palabras clave para los motores de búsqueda, información sobre búsquedas internas del sitio, así como directrices para organizar el contenido dentro de tu CMS.

Los metadatos de la página de miembros podrían ser: Asegúrate de que la página incluya palabras clave y etiquetas para 'miembros', 'restaurante de Dino', 'ofertas Dino' y 'miembros de Dino'. Esto estará en la categoría "miembros" del CMS.
Reglas: ¿Qué más necesitan saber tus redactores? ¿Restricciones técnicas para los distintos tipos de medios? ¿Obligaciones legales? ¿Actualización de horarios? ¿Implicaciones de diseño para sitios responsivos? Es bueno aclarar algunas reglas básicas.

Algunas reglas para la página de miembros del restaurante podrían ser: Las imágenes de alimentos deben estar en formato JPG y en alta resolución. ¡La última vez parecían que las habían tomado bajo el agua! Dino será responsable de actualizar esta página todos los martes por la mañana incluyendo en ella las nuevas ofertas y eventos.

Aquí tenemos algunos que preparé antes

Este es un completo ejemplo de plantilla para la página de miembros de nuestro amigo Dino:

Así podría ser la plantilla de una página de producto para un producto cortacésped:

Como puedes ver, las plantillas constan de tres secciones principales:

Puedes ser tan detallado como creas necesario en los que respecta a la información de apoyo que incluyas, y lo mismo sucede con los ejemplos de copia. Intenta conocer a tus redactores y presta interés por aquello que requieran para producir el contenido que necesitas.

Como regla general, yo siempre volvería a los cinco componentes esenciales y me aseguraría de que se haga referencia a ellos: audiencia, objetivo, contexto, metadatos y reglas.

Cruzar la línea de meta

El uso de plantillas de contenido es una manera brillante de recopilar todo el contenido que necesitas para tu proyecto. Sin embargo, como todos sabemos, esto sólo es el inicio del proceso.

Después de recopilar tu contenido, es probable que tenga lugar un proceso de revisión, aprobación y edición.

El aspecto de este desarrollo de flujo de trabajo depende enormemente de los especialistas que intervengan en tu proyecto, así como de la participación de las distintas partes interesadas. Es posible que tengas la suerte de contar con un equipo legal para asar tu contenido, pero también es posible que no sea así ;)

Dependiendo del formato de archivo y de como se almacenen las plantillas, podrás abordar el flujo de trabajo de edición y aprobación de formas muy diferentes.

Existen por ahí algunas herramientas que pueden ayudarte con esta parte del proceso:

GatherContent es una herramienta online que te permite crear plantillas de contenido y configurar un flujo de trabajo de aprobación, lo cual es una excelente forma de centralizar el desarrollo de contenido con tus clientes desde el principio.
Google Drive también es una solución online muy útil, lo que te permitirá hacer un seguimiento y una gestión de tus plantillas de forma muy sencilla a través de un repositorio online compartido. Esto hace que sea muy fácil administrar las revisiones y comunicar cualquier tema en relación al contenido.
Como alternativa, si te interesa mantener un formato más tradicional, puedes usar documentos de Word que posteriormente pases para su cumplimentación (para este enfoque es útil usar un Dropbox compartido con carpetas que se correspondan a los diferentes estados de aprobación).

Espero que esta introducción a las claves de mi proceso de desarrollo de contenido te haya resultado útil. Conseguir que los clientes perciban el valor de un enfoque content-first lleva tiempo, pero el empleo de plantillas de contenido a modo de guía puede facilitarlo mucho. También establece unas expectativas saludables y te permite recopilar contenido estructurado, enfocado y de buena calidad. El objetivo es hacer un buen trabajo.