Cara Memprioritaskan Konten untuk Proyek Website Anda

Ketika sampai pada proyek situs web, baik itu situs baru, maupun bagian baru dari situs yang sudah ada saat ini, atau perancangan ulang situs yang ada, akan ada berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dengan agenda dan prioritas mereka sendiri untuk konten apa yang dibuat, dipublikasikan dan diberi keunggulan.

Politik seputar konten dapat menantang untuk dikelola dan sulit untuk mengatakan tidak, terutama bila beberapa persyaratan konten memenuhi sasaran bisnis dan kebutuhan pengguna. Bagaimana Anda memutuskan antara selusin ide-ide hebat? Artikel ini menawarkan beberapa teknik praktis untuk memprioritaskan konten situs web.

Memprioritaskan Konten Secara kolaboratif

Melibatkan pemangku kepentingan akan menjadi kunci untuk mengelola ekspektasi, membangun hubungan dan membiarkan semua pihak untuk menyuarakan pendapat mereka. Menjalankan sebuah lokakarya, atau bahkan mengatur pertemuan yang terencana dengan baik, dapat memasukkan semua persyaratan konten di atas meja (atau dinding yang berisi catatan tempel pada sesi praktis). Berikut adalah agenda yang disarankan dari panduan perencanaan produksi konten oleh GatherContent:

• Mengundang tim proyek konten (yang bisa mengatakan apa yang harus diprioritaskan)
• Cetak dan tempelkan sitemap / daftar halaman konten dan aset potensial Anda
• Apakah konten ini secara langsung mendukung tujuan komunikasi untuk target pemirsa?
• Apakah konten ini unik untuk situs ini? (Ada sedikit nilai dalam konten generik)
• Apakah perlu banyak upaya untuk menghasilkan? Akankah sulit untuk mempertahankannya?

Pada akhir sesi ini, semua pihak yang terlibat akan memiliki kesempatan untuk berbagi prioritas mereka dan mengemukakan hal ini mengapa beberapa konten diprioritaskan pada konten lainnya. Ini semua harus didiskusikan dengan tujuan bisnis, kebutuhan pengguna dan target pemirsa. Ini juga perlu ditekankan bahwa kuantitas mengalahkan kualitas saat menyangkut konten.

Lokakarya atau pertemuan seperti ini adalah kesempatan sempurna untuk menggunakan proses pemungutan suara.

Dot Voting

Teknik ini bekerja dengan baik saat daftar konten, atau halaman situs web, ditulis di catatan-catatan dan dipajang di dinding untuk semua yang terlibat untuk dilihat bersama. Pemangku kepentingan kemudian dapat menempatkan 1 sampai 3 (atau 3 sampai 5) titik pada setiap halaman / bagian dari konten; Semakin banyak titik, semakin tinggi prioritasnya.

Teknik ini bekerja dengan baik untuk menilai prioritas di beberapa agenda dan departemen (tergantung pada pemangku kepentingan yang hadir) dan memberikan tingkat prioritas yang bagus.

Ini juga memberi kesempatan kepada setiap pemangku kepentingan untuk berbagi prioritas mereka, namun semua konten kemudian dinilai dengan tujuan dan kebutuhan bisnis yang lebih luas. Memiliki tugas interaktif dapat meningkatkan keterlibatan dari para pemangku kepentingan juga.

Metode MoSCoW

Metode MoSCoW mensyaratkan bahwa apa pun yang diprioritaskan dikategorikan sebagai salah satu dari berikut ini:

• We Must (kita harus punya)
• We Should (kita harus punya bila memungkinkan)
• We Could (kita dapat memiliki)
• We Won't  (kita tidak perlu memiliki) ... konten ini untuk peluncuran situs.

Dengan memiliki semua konten yang dimiliki yang tercantum dalam inventaris (biasanya spreadsheet), mudah menetapkan kategori ke setiap potongan konten dan kemudian menyaring masing-masing dari empat variabel yang membentuk metode MoSCoW.

Pemilik konten kemudian dapat ditugaskan ke setiap konten, juga dengan tenggat waktu produksi.

Menentukan apakah setiap kebutuhan konten adalah Must (harus) / Should (harus bila memungkinkan) / Could (dapat) / Won't (tidak perlu), sekali lagi akan bergantung pada tujuan bisnis dan kebutuhan pengguna namun ada pertimbangan lain yang harus dilakukan juga seperti:

Timeline Proyek

Panjang proyek dapat menentukan berapa banyak konten yang dapat dibuat sesuai jadwal.

Cakupan Proyek

Beberapa ide konten mungkin berada di luar cakupan proyek yang disepakati. Gagasan tersebut perlu diluncurkan dalam fase tambahan setelah peluncuran proyek utama, atau jika diberi tanda sebagai prioritas harus dilakukan, mungkin konten lain perlu "diturunkan" dalam prioritas untuk mengakomodasi hal ini.

Sumber Daya

Tidak mengherankan jika konten apa yang bisa diproduksi, dan kapan, seringkali bergantung pada sumber daya yang ada. Waktu, uang dan orang akan mempengaruhi konten apa yang bisa dilakukan.

Termasuk faktor tambahan dalam proses pengambilan keputusan, seperti upaya, merupakan faktor kunci untuk teknik penentuan prioritas lainnya.

Metode RICE

RICE adalah sistem penilaian yang dikembangkan oleh tim di Intercom untuk membantu memprioritaskan gagasan pada roadmap produk mereka. RICE mengundang tim konten untuk memikirkan prioritas mereka dengan sumber daya yang tersedia, pemirsa, dan kembalinya investasi dengan benar.

RICE adalah akronim untuk:

• Reach (jangkauan)
• Impact (pengaruh)
• Confidence (keyakinan)
• Effort (upaya)

Keempat faktor ini bisa didiskusikan dalam kaitannya dengan konten website juga. Ini adalah teknik yang baru saja digunakan untuk sebuah proyek di GatherContent. Masing-masing dari keempat faktor tersebut mendapat skor dari sepuluh dan mudah untuk menentukan konten apa yang paling banyak untuk diupayakan, dan menjangkau kebanyakan orang, memiliki dampak terbesar dan seberapa yakin perasaan kita terhadap semua ini.

Keindahan teknik seperti RICE adalah dapat memandu tim dalam diskusi prioritas mereka, namun juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang berbeda. Mungkin konten diberi persentase atau skor dari sepuluh, misalnya. Masih ada unsur reaksi usus, pemahaman dan pengaruh yang ada dari pengalaman sebelumnya namun RICE benar-benar memaksa tim untuk memikirkan konten terkait empat faktor penting.

Reach (Jangkauan)

Memahami bagaimana pemirsanya (siapa, darimana, bagaimana, ukuran) konten yang akan ditargetkan dapat mempengaruhi berapa banyak prioritasnya memungkinkan. Ini diputuskan juga bahwa tujuannya untuk menjangkau sebanyak mungkin orang apabila memungkinkan merupakan kemenangan besar atau pemirsa yang lebih sedikit namun lebih terukur dan relevan.

Impact (Pengaruh)

Ini bisa jadi lebih rumit untuk divalidasi sebelum dipublikasikan, namun ini memberi diskusi yang berguna seputar dampak konten yang mungkin ada. Contohnya adalah, jika artikel pusat bantuan diterbitkan, dampaknya mungkin lebih sedikit dukungan tiket yang diajukan mengenai topik atau tugas tertentu.

Confidence (Keyakinan)

Keyakinan adalah faktor sulit untuk mengukur dan sulit untuk memfasilitasi percakapan yang seimbang. Namun  kepercayaan diri adalah kunci karena jika hanya ada sedikit konten dalam satu konten yang berhasil menjangkau penonton, membuat dampak dan diproduksi dengan jumlah upaya yang teratur, maka itu harus dianggap sebagai prioritas rendah. Tim harus mempertimbangkan sumber daya, ruang lingkup dan timeline proyek mereka saat memikirkan kepercayaan sebagai bagian dari teknik ini.

Effort (Upaya)

Memperkirakan upaya untuk mendapatkan konten yang dihasilkan bisa menjadi tugas yang ambigu, namun ini merupakan perkiraan daripada jumlah waktu atau uang yang sebenarnya. Ini bukan hanya tentang menghasilkan konten; distribusi, pengukuran dan tata kelola konten itu mungkin juga perlu dipertimbangkan.

Metode RICE memfasilitasi diskusi yang menyeluruh dan memaksa tim proyek situs web untuk menjawab beberapa pertanyaan rumit, namun hasilnya akan menjadi pandangan yang jelas tentang apa yang layak dan penting untuk diluncurkan pada situs web yang ada.

Kontent yang Lebih Baik untuk Semuanya

Sangat mudah untuk menjadi bersemangat saat proyek situs web dimulai dan ketika banyak pemangku kepentingan terlibat, permintaan konten dapat menjadi sangat besar, dengan prioritas yang saling bertentangan.

Mengadopsi teknik terstruktur untuk memprioritaskan konten akan memastikan produksi dan pengiriman konten realistis dalam kaitannya dengan cakupan proyek, harapan dapat dikelola secara in-line dengan sumber daya yang tersedia dan tujuan bisnis serta kebutuhan pengguna yang ada tetap fokus karena konten dibahas dan diprioritaskan. Hal ini menghasilkan konten yang lebih baik untuk pemirsa serta waktu akan terfokus pada apa yang dibutuhkan daripada terbuang saat membahas, merencanakan dan memproduksi konten dengan prioritas rendah.